大家さん必見！賃貸管理会社を変更する手順と注意点を解説

マンションやアパートなどを保有して不動産投資を行っているオーナーの中には、うまくマンション経営やアパート経営ができずに悩んでいる方もいると思います。うまく経営ができていない理由が物件にある場合には、物件を手放すことを視野に入れる必要がありますが、賃貸管理会社に原因が潜んでいるケースもあります。どのような場合に賃貸管理会社に問題があると判断し、どのような手順で賃貸管理会社を変更すればいいのでしょうか？

この記事では、不動産経営に関して悩んでいる方に向けて、賃貸管理会社を変更する際の主な理由や手順、注意点などについて解説していきます。

賃貸管理会社を変更するきっかけ

不動産投資を行っているオーナーの中には、少しでも支出を抑えるため、仕事を退職して時間に余裕があるといった理由で賃貸物件の管理を自身で行っているという方がいます。ところが賃貸物件の管理と一口に言っても、入居者募集やトラブル・クレーム対応の他にも建物の点検や清掃、修繕など数多くの業務を行います。管理には専門的な知識が必要になるほか、時間や手間が掛かるため、仕事と管理を両立することはなかなか容易ではありません。サービス内容の低下で居住者の不満が大きくなると、空室増加の原因になるので注意が必要です。

そのため、基本的には賃貸管理会社に賃貸物件の管理を委託することをおすすめしますが、管理を委託した賃貸管理会社が原因で経営がうまくいかないケースもあります。安定した不動産経営を行うには賃貸管理会社を変更することも重要ですが、どのようなきっかけで賃貸管理会社を変更するのでしょうか？主な理由は以下の6つです。

担当者に不満がある

いくら評判の良い賃貸管理会社だとしても、自身の所有する賃貸物件を担当する担当者の対応があまり良くなく、不満を抱いている場合には変更した方が良いと言えます。例えば、トラブルやクレームが生じていても連絡や相談がない、相談なく修繕工事を実施するなどです。報告・連絡・相談のいわゆる「ホウ・レン・ソウ」をしっかり行わない担当者に任せても、何らかのトラブルが生じる可能性が高いと言えます。担当者の変更に応じてもらうことができない場合は、賃貸管理会社の変更を検討した方が良いと言えるでしょう。

委託業務費が高い

賃貸管理会社に賃貸物件のオーナーが支払う費用は、基本的に仲介手数料と委託業務費の大きく2つに分けられます。仲介手数料とは、借主を募集して契約締結や重要事項説明書の交付などに掛かる手数料です。仲介手数料は借主とオーナーのそれぞれに請求できますが、合計金額が家賃1カ月分以内と決まっています。

委託業務費とは、借主に対する家賃の請求や家賃滞納者への督促、清掃や建物の管理などの管理業務に対して支払う費用です。委託業務費は、仲介手数料のように決まっていませんが、家賃収入の5％程度が一般的です。一般的な賃貸管理会社が行う業務内容よりも多くの業務を委託している場合や家賃保証の付いているサブリースの場合は、委託業務費が5％以上に設定されているケースもあります。しかし委託業務費が高く設定されていて業務内容が一般的で内容も良くない場合には、見直しを検討した方がよいといえるでしょう。

管理が行き届いていない

各賃貸管理会社によって管理委託契約の内容は異なります。そのため、事前に契約書の契約内容を確認する必要がありますが、契約書に含まれている内容が行われていない場合にも賃貸管理会社を見直した方が良いと言えます。

例えば、清掃業務や建物管理業務が契約書に含まれているにもかかわらず、エントランスや廊下が汚れている、適切な修繕のアドバイスを行わない場合は、管理が行き届いていません。入居者・オーナーともに不満がある場合は、早めに変更した方が良いと言えるでしょう。

入居者募集に力を入れていない

空室が発生するということは安定した家賃収入を得られなくなることを意味します。特にワンルームの投資マンションを1室だけ購入して経営している場合は、空室が発生すると家賃収入が0になるので致命的です。そのため、空室が発生した場合は、空室を埋めるためにすぐに対策を練ることが重要ですが、空室が数ヶ月以上続いているような賃貸管理会社は入居者募集にあまり力を入れていない可能性があります。

家賃の引き下げしか提案しないような賃貸管理会社は注意が必要です。その理由は、家賃の引き下げは一時的に需要が高くなって契約に至っても、その入居者が退去するまで同じ金額で契約することになって収入が減るためです。周辺の現状調査をしっかりと行って、改善点や問題点などを把握してから対策を提案してくれるような賃貸管理会社でない場合には、変更することをおすすめします。

賃貸管理会社の経営状況が良くない

入金されるはずの経費を引いた家賃の入金が遅れている、それが数カ月も続いている場合は、賃貸管理会社の経営状況が良くない可能性があるので注意が必要です。「破綻しない限り問題ないのでは？」と思っている方もいるかもしれませんが、そんなことはありません。

経営状況が良くない場合には、人件費の削減やコストの削減などで、しっかりと管理が行き届いていない可能性が高いと言えます。また、完全に破綻した場合には、居住者が賃貸管理会社に振り込んだ家賃を回収できなくなる可能性もあるので注意が必要です。少しでも賃貸管理会社の対応に不審な点を感じた場合は、速やかに賃貸管理会社の変更を検討した方が良いでしょう。

オーナーチェンジにあわせて変更する

不動産経営を始める際は、新築物件もしくは中古物件のどちらか一方を購入して始めます。中古物件を購入する場合には、前オーナーの時に賃貸物件を管理していた賃貸管理会社が管理を引き継ぐのが一般的です。賃貸管理会社を変更せずにそのまま継続した場合は、その物件に慣れているので安心して委託できるというメリットがあります。しかしいい加減な賃貸管理会社の可能性もあるため、オーナーが変わると同時に自分が安心して委託できる賃貸管理会社に変更することも選択肢の1つと言えるでしょう。

賃貸管理会社を変更する手順

上記6つのきっかけに該当していて、すぐに賃貸管理会社を変更したいと思っている方も多いと思います。ところが賃貸管理会社を変更する場合には、変更先の賃貸管理会社を探す必要があるほか、管理会社に契約解除（解約）を通知するなどの手続きが必要です。スムーズに賃貸管理会社を変更するためには、どのような手順で変更するのかあらかじめ確認しておくことが重要です。賃貸管理会社を変更する手順は以下の4つのステップです。

①複数の賃貸管理会社に見積もりをとる

賃貸管理会社を変更する際は、まずは次に賃貸物件の管理を業務委託する賃貸管理会社を決める必要があります。賃貸管理会社に支払う委託業務費は各賃貸管理会社で異なるため、複数の賃貸管理会社に見積もりを取ることをおすすめします。複数の賃貸管理会社に見積もりを取る際には以下の3つのポイントを押さえておくことが重要です。それぞれのポイントについて詳しく解説します。

ポイント：業務内容

1つ目のポイントは業務内容です。まずは現在契約している賃貸管理会社との委託契約書を確認して、どのような業務内容なのか調べます。その後、他の賃貸管理会社と比較しながらそれぞれの賃貸管理会社がどのような業務内容になっているのかしっかりと確認します。賃貸管理会社によっては、家賃滞納者への督促をオプションにしている場合も。そのような賃貸管理会社では追加費用が発生する可能性があるため、標準の業務内容とオプションの業務内容の違いをしっかり確認しておきましょう。

ポイント：費用

2つ目のポイントは費用です。賃貸管理会社に支払う委託管理費は上限が決まっていません。ところが家賃収入の5％程度が委託管理費の目安であるため、目安と比べて高いか安いかをまずは比較します。目安よりも安い賃貸管理会社に委託すれば支出を抑えることができますが、1人の担当者の物件管理数が多く、管理が行き届いていない可能性があるので注意が必要です。目安よりも高い場合には支出が増えるのでキャッシュフローが悪化しやすくなりますが、営業マンのレベルが高い、サービス内容が充実している可能性があります。

そのため、費用が高いかどうかを比較することも重要ですが、賃貸管理会社の質とあわせて確認することをおすすめします。また、後でトラブルになることを防ぐために、どのような管理業務が必要な物件なのか、いくら費用が掛かるのか現地調査を交えながらしっかりと確認しておきましょう。

ポイント：担当との相性

3つ目のポイントは担当との相性です。不動産経営は長期間にわたって行うものであるため、賃貸管理会社の営業担当とも長い付き合いになる可能性があります。しっかりと「ホウ・レン・ソウ」を行ってくれるかどうか、不動産業界の情報収集を怠らず最適な空室対策や経営方法を提案してくれる担当者かどうかを確認することが重要です。営業担当によって不動産経営の結果が左右されると言っても過言ではないため、安心して委託できるか、相性が良いかなどもしっかりと確認しましょう。

②今の賃貸管理会社へ解約通知

変更する賃貸管理会社が決まった後は、現在契約中の賃貸管理会社へ解約通知を行います。解約通知を行ったとしてもすぐ新しい賃貸管理会社に管理が移行するわけではありません。基本的に解約通知を行ってから3カ月後に現在の賃貸管理会社との契約が終了し、新しい賃貸管理会社に管理が引き継がれます。もし、現在の賃貸管理会社との間で契約している委託契約書の内容が上記と異なる場合はその内容に基づいて移行手続きを進めることになるので、委託契約書の内容をあらかじめ確認しておきましょう。

③賃貸管理会社間での引き継ぎ業務

現在契約中の賃貸管理会社へ解約通知を行った後は、解約が成立するまでの間に賃貸管理会社間で引き継ぎが行われます。引き継ぎ業務では鍵や賃貸契約書類、法定点検書類などの引き渡し、保証会社の引き継ぎ、管理費の精算などが行われます。賃貸管理会社間で引き継ぎが行われていないと、後でトラブルに発展するため、引き継ぎがしっかりと行われているかどうか確認しておきましょう。

④入居者へ通知

賃貸管理会社が変わると、家賃の振込先も変更になるため、入居者に新しい賃貸管理会社に変更することを通知しなければなりません。家賃の振込先が変更になったにもかかわらず、元の振込先に家賃を振り込まれてしまうとトラブルに発展する可能性があります。そのため、手紙やポスティングだけでなくなるべく入居者に会って通知することをおすすめします。

また、賃貸管理会社が変更になったことで「サービスが低下するのでは？」と不信感を抱く入居者も。不信感から退去につながる可能性もあるため、賃貸管理会社の変更は、サービスの向上目的で行ったということを通知しておくと入居者も安心して住み続けることができるでしょう。

変更前に今の『不満』を整理しておく

賃貸管理会社を変更しても元の賃貸管理会社の時に抱いていた不満が解消できていないと意味がありません。「担当者のホウ・レン・ソウがない」「管理が行き届いていない」など、何らかの不満があって賃貸管理会社の変更を検討しているはずです。「今の賃貸管理会社から新しい賃貸管理会社に変更できればそれでいい」という目的では、同じ失敗を繰り返すことになります。安心して委託できる賃貸管理会社に出会うためにも、現在の賃貸管理会社に抱いている不満や問題点をしっかりと洗い出しておきましょう。

賃貸管理会社を変更する際の注意点

現在の賃貸管理会社に問題があって、オーナー・入居者ともに不満が生じている場合には、賃貸管理会社を変更することは双方にとって大きなプラスです。ところが賃貸管理会社を変更することがマイナスに働く場合もあるので注意が必要です。賃貸管理会社を変更する際には以下のような注意点が挙げられます。

入居者に振込口座変更をお願いする必要がある

前述の通り、賃貸管理会社を変更して新しい賃貸管理会社が物件を管理することになると、入居者に家賃の振込先を変更する手間が生じます。口座変更によって手数料が発生する可能性もあるため、なかには手数料が発生しない口座を新規に開設する人もいます。

また、元の賃貸管理会社に振り込んでしまった場合は、組戻しといった手続きを行うために手数料と手間が掛かります。入居者の不満や口座変更の通知漏れを少しでも防ぐためにも、切り替わりのタイミングに合わせて新しい賃貸管理会社の営業担当者に挨拶回りをしてもらうといいでしょう。

保証会社との契約が切れることがある

入居者が家賃を滞納した場合に備えて、保証会社と契約を締結しているオーナーも多いと思います。しかし、賃貸管理会社の中には、委託契約を途中解約しにくくさせるため解約すると保証会社との契約も切れるような条件になっている場合もあります。

そのような場合は、新規に保証会社との契約を締結しなければならないため、無駄な出費が増えてしまうことに。後でトラブルが生じることを防ぐためにも、保証会社との契約条件がどのようになっているのか確認することが重要です。また、該当した場合には、どのように対処すればいいのか新しい賃貸管理会社に確認しておきましょう。

入居者の不満が噴出することがある

賃貸管理会社を変更する際には、入居者がこれまでの管理体制に対して抱えていた不満が一気に噴出する可能性があります。入居者の中には、前の賃貸管理会社の管理体制に対して不満を抱えているものの、「クレーマーに思われたくない」「問い合わせるのが面倒」などの理由で意思表示をせずに黙っている人もいます。

賃貸管理会社を変更して各部屋に挨拶に伺った場合、「実は…」とこれまでの管理体制に対する不満が出てくる可能性も。例えば、設備の劣化、近隣住居の騒音や異臭に対する不満などです。これらの不満に全て対応する必要はありませんが、何かしらの対処をしないと「伝えたのに何も変わっていない」と、入居者の不満が大きくなって退去につながる可能性があります。不満解消に関して、ある程度の支出を伴う可能性もありますが、大切な入居者の声なので不満にできる限り応えるようにしましょう。

融資機関には変更を事前に伝える

融資機関にとって融資をしっかり回収できるかが重要であるため、職業や年収などから信用力の高い人物か、収益性の高い物件かどうかをチェックします。万が一返済が滞った時は、担保である投資用不動産を売却して融資を回収するため、資産価値の高い物件かどうかもポイントになります。

基本的に賃貸管理会社を変更することは、融資機関に直接の影響はありません。しかし、賃貸管理会社を変更する行為は物件の収益性の下落、資産価値の低下という影響を及ぼす可能性もあるため、無断で変更すると融資機関の印象が悪くなる可能性もあります。そのため、賃貸管理会社を変更する際には、賃貸管理会社の変更を検討している旨を事前に通知した方が良いと言えるでしょう。

入居者に変更がプラスに働くことを伝える

賃貸管理会社の変更は、物件オーナーにとってプラスに働くだけでなく、入居者にとってもプラスに働くのが一般的です。しかし、入居者の中には、賃貸管理会社を変更することで、現在の管理体制よりも悪化するのではないかと不安に感じている人も多々います。

何の説明もないまま賃貸管理会社を変更した場合は、そのような不安から退去を検討する入居者が出る可能性もあります。そのような退去を防ぐためにも、入居者に現在の賃貸管理会社が抱えていた問題と新しい賃貸管理会社に変更するメリットをしっかりと伝えて、入居者の不安を取り除くことを心掛けましょう。

まとめ

投資用不動産を購入しただけで安定した家賃収入が得られるわけではありません。投資用不動産の購入後は、入居者募集や建物の管理など適切な管理を行って、はじめて安定した家賃収入が得られるようになります。これらの管理業務を自身で行う不動産オーナーもいますが、サービス内容が悪いと不満が大きくなって退去者が増える可能性もあります。そのため、管理を専門的に手掛ける賃貸管理会社に管理を委託した方が安心して不動産投資を行うことができます。

しかし賃貸管理会社のサービスが悪い場合には、それが原因で退去者が増える、資産価値が減少することもあります。そのような賃貸管理会社だった場合は、即解約して新しい賃貸管理会社に管理を少しでも早く変更することが重要です。賃貸管理会社を変更する際は手順を守って手続きを進める必要があります。また、賃貸管理会社を変更する際はいくつかの注意点があります。本当に良い賃貸管理会社か十分に比較検討して、自分にあった最高の賃貸管理会社に管理物件を委託しましょう。