賃貸管理業務とは?不動産管理会社が代行する3つの管理業務

管理会社

アパート経営や賃貸マンション経営を自主管理から委託管理に切り替えたい、または管理会社にどんなことを依頼できるか知りたいとお悩みではありませんか?

ひとことで「不動産管理会社」と言っても、提供するサービスは管理会社によって様々です。管理会社の実態をよく知らないで契約してしまうと「あまり便利ではなかった」「自主管理の方がマシ」と、感じてしまうことも。

管理後に後悔しないためにも、賃貸管理業務を依頼した場合、どんなメリットを得られるのか、反対に注意すべき点はあるのか、契約する前に知っておく必要があります。

この記事では、賃貸管理業務についてと、不動産管理会社が代行する3つの管理業務の内容を解説するので、賃貸管理業者選びの参考にしてみてください。

賃貸管理業務とは2つのタイプに分かれる

管理業務

賃貸管理業者は、以下の2タイプに分けられます。

・ビルメンテナンス業務(BM業務)
・プロパティマネジメント業務(PM業務)

簡単に説明すると、BMは「建物を管理する業務」で、PMは「人を管理する業務」。それぞれ管理対象や役割が違います。では具体的に、どんな内容の仕事を請け負ってくれるのでしょうか。

ビルメンテナンス業務(BM業務)

ビルメンテナンスとは、文字通りビル(建物)そのものを管理する業務で、設備管理や清掃、警備や運転保守などを行います。具体的には以下のような作業を行います。

作業名 業務内容
点検整備 発電機械・ボイラーのメンテナンス、貯水槽の水質検査の法定点検など
衛生管理 タンクの清掃消毒、空調のメンテナンス、害虫駆除など
清掃 ビル全体の清掃作業(主に共有部分)。床・外壁・扉・天井・照明・置物・トイレ・エレベーター・窓ガラスなど
防災警備 巡回や監視カメラの設置やチェック。消防設備のメンテナンスや計画、駐車場の管理など
運転保守 配電設備や通信機器のメンテナンス。エレベーターや消防設備の管理など
管理代行 一般の来客や業者への対応。電話やメールなどの問い合わせ対応など

ビルメンテナンス業務は、単なる清掃行為ではありません。利用者が心地よく生活を送れるように、安全や安心を提供している仕事です。

また、建物管理の中には、消防法など法の規制を守らなければいけない規則もあります。ビルメンテナンス業者は、このように法律によって定められた方法で適切な維持管理を行う会社です。

建物をキレイにしておけば、建物の価値を下げにくくする効果も期待できます。

プロパティマネジメント業務(PM業務)

プロパティマネジメントとは、リーシング業務とも呼ばれ、入居者を管理する業務。つまりは、オーナーに代わって経営を代行してくれるサービスです。プロパティマネジメント業務内容は、以下の通り。

作業名 業務内容
入居者管理 家賃管理、クレーム対応、契約業務など
建物管理 清掃やメンテナンス、修繕や業者への発注など
資金管理 収支管理、投資計画の立案、申告相談など

不動産経営をトータルサポートするのが、プロパティマネジメントの大きな特徴。建物を管理のみならず、入居者へのサポートや収支管理も手掛けてくれます。

ほぼすべての管理を代行してくれるため、手間を省きたいときや遠隔地の物件管理に便利です。

PMとBMの違い

PMとBMの主な違いは、報酬形態です。プロパティマネジメントは、物件の収益があがる分、管理会社が受け取る報酬も増えるという仕組み。

そのため、建物が生み出す利益がアップすれば、比例して自社の報酬も増えるというわけです。

一方で、ビルマネジメントは、定められた固定費を受け取るシステムです。固定された報酬を対価に、決められた業務を実行するため、物件の収益が上がるかどうかはビルマネジメント会社の意向とは関係ありません。

手軽に委託したいのならPMがおすすめ

このことから、物件の収益性を向上させたいのであれば、プロパティマネジメント会社がおすすめ。プロパティマネジメント会社は、自社の利益を向上のために、契約した物件の収益を最大化する努力を惜しまないからです。

また、手間やコスト面でも大きなメリットがあります。不動産経営に関する業務を丸投げできるのが、大きな特徴。これまで自主管理を行ってきたオーナーの負担を、格段に軽減させることができます。

また、コスト面でもプロパティマネジメントはおすすめ。ビルメンテナンス会社は業務依頼数が多ければ多いほど、料金が上乗せされていくシステムですが、プロパティマネジメントの手数料は、賃料収入の4~10%のところがほとんど。

コスト面から言っても、プロパティマネジメント会社の方がお得と言えます。どのマネジメントサービスを選択するかは、経営方針や物件のタイプによっても大きく異なります。

しかし「どの管理会社に依頼すればいいのか決めかねている」「投資をはじめたばかりなので、業界のことを知らない」というのであれば、手軽さの面から言っても、まずはプロパティマネジメント委託から始めてみましょう。

不動産管理会社が代行する3つの管理業務

入居者管理

オーナーの仕事を丸投げできると解説してきましたが、では、一体どこからどこまでの範囲を指すのでしょうか。上記の表でも少し触れましたが、不動産管理会社が代行してくれる業務は、大きく3つに分けることができます。

・入居者管理
・建物管理
・資金管理

それでは、3つの業務は具体的にどんなことなのか、さらに詳しくみていきましょう。

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1.入居者管理

借主への対応を主とする入居者管理。「家賃管理」「クレーム対応」「契約業務」に分かれます。業務内容ごとに、ご説明していきます。

家賃管理

入居者から振り込まれる家賃を管理する業務です。家賃集金後にオーナーの口座に振り込みを行ったり、未納分の家賃回収も行ってくれたりします。

もしも家賃滞納が続くようなときは、入居者へ督促、さらには債権回収業者に回収代行を依頼するなど、オーナーの収益維持に努めます。

賃料滞納は、問題が大きくなると連帯保証人への対応や契約解除など、法的な措置が必要になる大変な業務。場合によっては弁護士への依頼が必要になることもあります。

賃貸管理会社は、家賃滞納が常習化しないように、定期的に借主に入金確認を行い、トラブルが発生したときは、司法書士や弁護士事務所への依頼対応も行ってくれます。

クレーム対応

賃貸管理は、度々クレームが発生するもの。例えば、室内の設備故障時の修繕対応、そして入居者同士または近隣住民とのいざこざの仲裁などです。

管理物件内で起こったクレームには、ほぼ対応してもらえます。

クレーム対応は、迅速に対処することが基本。クレームを長引かせると、大きなトラブルになることや、退去する人が増えてしまう可能性もあるため、結果として収益ダウンに繋がります。

だからといって、対策方法に詳しくないオーナーが出て行くのは、リスクが大きく得策とは言えません。その点、管理会社はトラブル解決の専門家。トラブル鎮静化にむけてどのように対処すればいいのか熟知しています。

契約業務

入退去や更新時に、契約書の作成や取り交わしを行ってくれる業務です。契約者の意思確認をしたのち、必要な書面を準備してくれます。

また、契約更新や解除の際も、書面や金銭の受け取り、退去後の修繕費用の請求も行います。さらには退去後に行われる入居者募集業務も、管理会社の業務の一環です。

契約業務は、宅地建物取引士(宅建士)のような資格者でなければ行えない、責任ある仕事のひとつ。入居者とのトラブルを未然に防ぐためにも、契約は有資格者のもと慎重に行わなければいけません。

ただし契約業務に関しては、契約更新の許可や、退去時の原状回復の範囲など、貸主判断を求められることが多々あります。収益に直結するような大切な管理業務に関しては、管理会社と一緒に、オーナー自身も対応していくことが重要です。

2.建物管理

建物のメンテナンスや修繕を行う建物管理。「清掃やメンテナンス」「修繕や業者への発注」に分かれます。業務内容ごとに、ご説明していきます。

巡回清掃やメンテナンス

管理物件の清掃や共有部分の設備メンテナンスを行う業務です。敷地内を清潔に保つため雑草や害虫の駆除を行います。また共用灯の交換や植栽の伐採など、景観維持に努めます。

敷地内のゴミ置き場が設置されている場合には、不法投棄物を除去や、再発防止のためにビラ配りをすることもあります。

敷地内の草が伸びっぱなしになっていたり、共用灯が切れていたりすると、適切に管理がされていないと判断され、入居率ダウンに繋がることも。

管理会社が行う巡回清掃は、定期的に行われる清掃サービス。クレームが発生していないときにも、管理会社が積極的にメンテナンスをしてくれます。

修繕や業者への発注

設備が故障したり不具合が生じたときに、修繕を行ったりする業務です。エアコンや水回り、給排水設備や浄化槽など、敷地内にある設備全般の修繕対応を依頼できます。

また、退去時の清掃も業務のひとつです。管理会社自身が対応することもありますが、必要に応じて専門業者に修繕作業を依頼することも。

建物の価値を維持するために欠かせないのが、この修繕業務。長期間不動産投資を続けたいなら建物の老朽化対策は必須です。こまめな修繕を繰り返すことで、建物の老朽化を防ぎ、家賃の値下げ防止につながります。

3.資金管理

資金管理は、言葉通りオーナーの資金を管理する業務です。「収支管理」「投資計画の立案」「申告相談」に分かれます。業務内容ごとに、ご説明していきます。

収支管理

収支管理は、入ってくるお金と出て行くお金を管理する業務です。物件維持のためには、ハウスクリーニング費用や火災保険料など、様々な費用が必要になってくるもの。

家賃の入金のみならず、修繕費用や敷金返還などの支出も管理してくれます。

収支管理もまた、管理会社とオーナーが共同で行わなければいけません。賃貸管理には、管理料のみならず、建物を直す修繕費用や入居付け時の仲介手数料などの費用がかかります。

家賃収入の中からどの程度費用を支払えるのか、予算削減のためにオーナー自身ができることはあるのか、管理会社の担当者と相談しながら無理のない運用計画を立てることも大切です。

投資計画の立案

投資計画とは、不動産投資を成功させるためのアドバイスのこと。修繕費用の積立や空室対策など、長期的に安定して収益を得る方法を考えてくれます。

建物にも寿命があり、耐用年数を超えたあたりから修繕費用が大幅に増えます。また、空室が目立つようになってきたときは、イメージを一新したり利便性を高くしたりするために、リフォームや設備投資が必要になることも。

このように、いずれ発生する修繕に備えて、どのくらい貯蓄しておけばいいか、どのくらい見積もっておくべきか投資計画や資産運用の立案も行ってくれます。

申告相談

不動産収入がある人は、確定申告が必要です。確定申告に必要な書類の作成や準備、確定申告のアドバイスを聞くことができます。確定申告の時期は毎年2月~3月上旬です。

家賃収入から修繕費や管理費など必要経費を差し引いた金額を、税務署に申告しなければいけません。

ただし、確定申告自体を管理会社が請け負うことはありません。確定申告を請け負えるのは、税理士です。管理会社はあくまで確定申告に必要な書類の準備や作成のアドバイスをするのみとなります。

確定申告に困ったら、お近くの税理士に相談してみてください。

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不動産会社に賃貸管理を依頼するメリットとデメリット

トラブル対応

これまで紹介してきたように、管理会社には様々な業務を依頼できます。これまで自主管理をしてきたオーナー様の中には、管理委託を魅力的に感じた人もいるのではないでしょうか。

しかし、賃貸管理にはメリット以外にも注意すべきデメリットも存在します。契約後に後悔しないためにも、不動産会社に賃貸管理を依頼するメリットとデメリットについて、しっかり理解しておきましょう。

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賃貸管理を依頼するメリット

まずは、賃貸管理を依頼することのメリットからみていきましょう。

賃料回収や管理の手間が省ける

これまで自主管理を行ってきたオーナーであれば、身に染みていることだと思いますが、賃貸物件の管理業務はとても多く、ひとりで全部こなすのはとても大変なこと。

さらに、所有物件が多ければ多いほど、家賃回収や建物管理の手間が増えます。オーナーの中には、サラリーマン大家や主婦のように、兼業で大家業をしている人もいるでしょう。

こうした管理業務のみに時間を割くことが難しい人は、管理委託することで物件管理の手間を省くことができます。つまり、お金で時間を買うことができるということです。

ノウハウが聞ける

日常的に物件を管理している管理会社は、専門的な知識や技術を保有しています。

例えば、入居者に快適な生活環境を与えるための実施方法、そして建物の価値を維持するための修繕対策など。こうしたノウハウを積極的に学び、不動産投資家としてのスキルを向上させていきましょう。

また、不動産管理では、不動産市場の動向も重要。周辺物件が行っている施策や今度の不動産投資に必要になってくることなど、収益を増やすためのアドバイスを聞くこともできます。

入居付けしてもらえる

入居者がいなければ、そもそも不動産投資は成り立ちません。積極的な入居付けは、収益アップの源。管理会社は自社のウェブサイトやチラシ、顧客への紹介などで、幅広く物件を紹介してくれます。

ただし、入居付けに関しては、ちょっと注意が必要です。実は、すべての管理会社が入居付けを行っているわけではありません。後述しますが、入居付け業務も様々で、自社で入居付けを行ってくれる会社、そして仲介業者と連携し物件を紹介してくれる会社もあります。

トラブル対応してもらえる

クレーム対応で一番助かることは、管理会社が苦情の窓口になってくれるということ。入居者からの連絡に時間をとられる必要がなくなります。

また、いちいち業者探しをしなくてもいいという点も、大きなメリット。管理会社は各業者と連携をとっていますので、事が起こる度に業者探しをする必要もありません。

賃貸管理を依頼するデメリット

続いて、賃貸管理を依頼するデメリットについても紹介していきます。

費用がかかる

賃貸管理委託には、管理料と仲介手数料が必要です。さらには、管理会社おかかえの業者への発注費用もかかるため、物件によっては出費がかさんでしまうことも。

支出を控えたいと考えるオーナーにとって、これらの出費は大きな痛手になるのではないでしょうか。

とは言え、管理費の相場はかかっても3~5%程度。そのため、経営を圧迫するほどの金額にはなりません。賃貸管理のみならず投資にはランニングコストが必要です。

委託コストと管理の手間を比較検討し、どの程度の支出なら問題ないのか計画を練っていきましょう。

業者の選定が必要

業者によってサービスの質が違うため、管理会社を見極めることが重要。管理会社によって「業務内容」「実施回数」に大きな違いがあります。要するに、すべての管理会社が全業務を行ってくれるわけではないということです。

なかには、入居付けや空室対策を行わないところがあったり、巡回清掃の頻度が低い業者もいたりします。お願いしたい管理と管理会社の業務内容が合っているのか、リサーチしてから契約するようにしましょう。

委託先は慎重に!契約前に知っておくべき心得

契約書

管理会社によって賃貸管理の仕方も様々であるため、契約するときは慎重に選ばなければいけません。オーナーと入居者間のみならず、不動産会社とトラブルを起こすケースも多いのです。

一度契約書にサインをしてしまうと、簡単に取り消すことはできません。「契約内容について知らなかった」では済まされないのです。

そのため、管理委託の契約書にサインをする前に、契約内容について理解しておく必要があります。なかでも、以下の点については、面倒でも必ず確認するようにしてください。

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業務内容は希望通りか

管理会社と交わす「管理委託契約書」には「賃貸借代理業務及び管理業務の内容」という項目があります。その中に、これから依頼する管理業務の内容が記載されています。

この記載内容が、希望している業務内容と一致するのか確認してください。なかには「代理権の授与」「善管注意義務」など、聞きなれない言葉がいくつか出てくると思います。

少しでも内容に疑問を感じたら、理解するまで担当者に質問するのもおすすめ。一つ一つの質問に丁寧に回答してくれる担当者であれば、安心できる管理会社と判断できるでしょう。

反対に、難しい言葉だけを並べられたり、説明をしぶり契約を急がせたりするようであれば、管理会社を選び直した方が賢明かもしれません。

仲介業務の有無

自社で入居付けを行っているかどうかもチェックしてみましょう。仲介業務を行っていれば、自社で入居募集をしてくれます。

反対に、自社で仲介を行っていないけれども、他の仲介会社と連携を取っている管理会社や、入居付けを一切行っていない会社もあります。

賃貸管理会社と仲介専門会社、二重に契約するのが面倒に感じるのであれば、仲介業務を行っている管理会社を選ぶのも有効的な手段です。

ただし、仲介業務を手掛けている会社を選ぶときは、適切に入居者募集が行われているか確認することを忘れずに!管理会社の入居付けに必要なことは、宣伝活動と正確な情報を開示すること。

物件の間取りや賃料、日当たり情報など、入居希望者が「ここに住んでみたい」と思わせるような魅力的な広告活動を行ってくれるかどうかです。

宣伝能力の高さをチェックするためには、以下の点に注意しながら、実際に来店してみたりその会社が運営しているウェブサイトを確認してみてください。

・接客態度がいい
・説明が丁寧でわかりやすい
・ウェブサイトの物件情報が見やすくなる工夫が凝らされている
・チラシの物件情報が見やすく整理されている

会社の雰囲気が良く接客が丁寧な会社は「人=お客さん」を大切にしているからこそ。そのような事務所は、おのずと人が集まるものです。

また、ウェブサイトが見やすく綺麗な会社は、物件を成約させたいという営業力の高さが現れている証拠です。以上のことを参考に、仲介業者を選んでみてください。

契約解除の方法

委託契約をした後に「思っていたのと違う」「他の管理会社に変更したい」と思うこともあるかもしれません。今後、委託先を変更したくなったときのことも考え、契約解除の方法も確認しておきましょう。

賃貸管理の中には、サブリース契約のように、一度契約したら中々解除できないケースも多くあります。また、中途解約するために法外な違約金を請求してくる悪徳な業者も存在します。

解約トラブルに巻き込まれないよう「中途解約は可能か」「違約金は発生するのか」について、しっかり確認しておくことが大切です。

解約については、契約書の下部に「契約の解除」「違約金の請求」という項目で記述がありますので、契約解除できる時期はいつなのか、また違約金は発生するのかについても、しっかり目を通しておきましょう。

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賃貸管理会社を選ぶときのポイント

最後に、賃貸管理会社を選ぶときのポイントを解説します。これまで解説してきたことを踏まえて、信頼できるパートナーとなるべき管理会社を選んでいきましょう。

選ぶ際に重視したい基本的なポイント

知名度や店舗数が多い会社が信頼できるとは限りません。小さくても地域の人に信頼されている会社もあります。管理会社を選ぶときに重視すべきポイントは全部で6つ。

・入居者管理に力を入れているか
・入居者トラブルの対応は万全か
・管理手数料は適切か
・経営状態は良好か
・定期的に担当者が訪問してくるか
・レスポンスが早いか

つまりは、誠実に仕事をこなしているかどうかを見極めることがポイント。小さなトラブルにも真摯に対応してくれる管理会社を選びたいものです。この6つのポイントについては、下記ページで詳しく解説しています。

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戸建て管理を選ぶときのポイント

アパートやマンションとは違い、総戸数が少ない戸建て物件は、利回りが良い反面、空室リスクが高いという特徴もあります。物件種別が違えば、管理会社を選ぶときのポイントも大きく変わります。

そんな戸建ての管理委託会社を選ぶときに注意したい点は以下の通り。

・不動産検索サイトに多くの写真を掲載しているか?
・改善提案の内容は具体的か?
・担当者は定期的に訪問してくるか?
・近隣で管理している物件はあるか?
・入居者の質にこだわっているか?
・賃貸管理登録事業者かどうか確認する

戸建ての賃貸管理に必要なのは、空室対策と入居者の質。できるだけ長く住んでもらえることが、戸建て投資で成功するカギなのです。

戸建て賃貸管理会社を選ぶときのポイントについては、下記ページで詳しく解説していますので、参考にしてください。

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まとめ

賃貸管理を委託すると、オーナーの負担を減らし収益化をアップさせることに繋がります。管理会社にも種類がありますが、管理コストや業務範囲カバー率を考えると、プロパティマネジメント会社との委託がおすすめです。

管理会社によっても業務内容は様々なので、契約するときは依頼内容と請負業務内容が一致しているか、契約書を確認してください。一度契約をしてしまうと、簡単に撤回することはできません。

ここまで紹介してきたことを参考に、慎重に契約を進めることが大切です。資産運用を楽にするためにも、賃貸管理の委託を前向きに検討してみてください。

最終更新日:
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