管理会社の対応が遅い時に試したい３つの対策を紹介します

管理会社の対応が遅いケース

マンション経営やアパート経営は、安定した家賃収入が期待できるため、資産運用の1つとして取り組んでいる人も多いと思います。また、管理会社に管理を委託した場合、オーナーは特に何もする必要がないため、サラリーマンでも本業と両立しながら不動産投資を行うことが可能です。

不動産管理の専門家の管理会社に任せておけば安心と考えている人も多いかもしれませんが、管理会社の中には対応の遅い管理会社もいます。対応の遅い管理会社に管理を委託しているとトラブルが生じた時に状況が悪化しやすい、入居者満足度が低下して退去につながる可能性が高いので注意が必要です。

対応が遅いと感じた場合、状況が悪化する前に早期に対策を練ることが重要ですが、具体的に管理会社の対応が遅いと感じる事例として、どんなケースが挙げられるのでしょうか？対応が遅い事例として以下のようなケースが挙げられます。

それぞれの対応が遅いケースについて詳しく見ていきましょう。

対面での打ち合わせを提案してもなかなか会わない

簡単な打ち合わせは電話でも問題ありませんが、不動産投資に影響を与えるような空室対策や大きな支出を伴うような修繕は資料を見ながら対面で行った方が良いと言えます。

打ち合わせを行おうと管理会社の担当者に連絡したものの、特に繁忙期ではなく無理な時間を要求しているわけではないにもかかわらず、打ち合わせの日程が数週間先になったとします。資料の準備に時間がかかるといった余程の理由がない限りは、1週間以上先になるのはさすがに対応が早いとは言えません。

打ち合わせの理由が早急な対応を求められるような理由の場合、対応の遅れが致命的な影響を与える可能性もあるので注意しましょう。

物件の清掃が疎かでそれを指摘しても改善されない

管理会社の管理業務の中に清掃業務が含まれている場合は、エントランスホールや廊下などの清掃が定期的に行われます。

管理業務に含まれているにもかかわらず定期的な清掃が行われていない場合には、管理会社の業務不履行になるため、しっかり清掃を行ってもらうように指摘します。

何かしらの理由で一時的に清掃を行うことができなかった場合には数日以内に対応してくれるケースが多いですが、常態化している場合には指摘しても改善されません。清掃が行き届いていないことは入居者の満足度低下につながります。解約につながる可能性も高いので注意が必要です。

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広告募集の写真変更を提案しても改善されない

広告の方法には、新聞広告折り込みやポスティング、冊子の発行、不動産ポータルサイトへの掲載など様々な方法があります。

最近は新聞を契約していない家庭も増えており、不動産ポータルサイトのようなネット広告で物件情報を探す人が増えています。管理会社も不動産ポータルサイトを活用して、募集広告を行っているケースが当たり前になっていますが、ただ掲載しているだけでは募集広告の効果が期待できません。

そこで、オーナーが写真変更や文面変更などの提案を行ったにもかかわらず、数週間経っても変わっていない場合には対応が遅いと言えます。的確な募集広告を行うことは、不動産投資を行う上で必要不可欠なので、その部分の対応が遅れるというのは致命的と言えるでしょう。

入居者から届いた苦情への対応が遅い

不動産投資を行っていると、入居者同士や近隣住民とのトラブルが生じる可能性があります。トラブルが生じた場合には、オーナーではなく管理会社に苦情の連絡がありますが、それらの苦情を受けたにもかかわらず1週間以上何も行動を起こさない場合は対応が遅いと言えます。

入居者の苦情対応は、入居者満足度に直結するのでとても重要です。対応が遅れることは致命的と言えるため、早急に何らかの対策を練る必要があるでしょう。

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物件に生じた欠陥への対応が遅い

排水が詰まって逆流が生じた、雨漏りが生じたなど、物件にトラブルが生じたにもかかわらずオーナーへの報告が数日後である、対応を依頼しても数日後であるといった場合には、対応が遅いと言えます。

物件に生じた欠陥への対応が遅れるのは、入居者から届いた苦情への対応が遅れるのと同様、入居者満足度の低下や修繕費用の増加、資産価値の減少につながるので致命的です。これ以上状況を悪化させないためにも、早急な対応が求められるでしょう。

対応の遅い管理会社への対応方法

管理会社の対応が遅いという現状を放置すると、入居者満足度の低下による退去や修繕費用の増大、資産価値の減少につながるため、キャッシュフローが悪化します。そのため、安定した不動産投資を継続するには、対応の遅い管理会社に対して早急に何かしらの対策を練ることが重要です。

対応の遅い管理会社への対応方法として以下の3つが挙げられます。

それぞれの対応方法について詳しく見ていきましょう。

担当者に話をする

対応の遅い原因が担当者にある場合には、まず担当者に話をするという方法が挙げられます。担当者に話をする際は、「○○と言っても○日経っても改善していない」といったこれまでの対応の遅さを具体的に指摘します。

指摘するだけではただのクレームとして扱われる可能性があるため、期限を設けてそれまでに対応が行われない場合は、管理会社に話をする、管理会社を変更する旨を事前に伝えることが重要です。そうすれば、その後の対応に移りやすくなるでしょう。

管理会社に話をする

担当者に話をしても改善が見られない場合や対応の遅さが管理会社に原因がある場合は、管理会社に話をします。

管理会社に話す際にも、「○○と言っても○日経っても改善していない」といったこれまでの対応の遅さを具体的に指摘する、期限を設けてそれまでに対応が行われない場合は管理会社を変更する旨を伝えることが重要です。

管理会社を変更することになると、現在の管理状況を改善できるというメリットがある一方、手間がかかるというデメリットがあります。そのため、管理会社を変更せずに済むのであればなるべく変更せずに済ませた方が良いと言えるでしょう。

管理会社を変更する

担当者や管理会社に話をしても改善が見られない、対応の遅れが度を過ぎていて改善の余地が見られない場合には、管理会社を変更するという方法が挙げられます。

管理会社を変更すれば、対応が遅いという根本的な問題の改善が期待できます。しかし、管理会社の変更は手間と時間がかかるため、どのような手順で管理会社の変更を進めるのか事前に確認しておくことが重要と言えるでしょう。

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管理会社を変更する場合の流れ

管理会社を変更すると一口に言っても、新しい管理会社を探す、現在の管理会社に解約を申し出るなど、行わなければならないことがいくつかあります。

管理会社の変更が遅れた場合、状況が悪化する可能性が高いため、少しでもスムーズに変更を進めるためにも手順を事前に把握しておくことが重要です。管理会社を変更する場合の手順は以下の通りです。

それぞれの手順について詳しく見ていきましょう。

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管理会社の契約内容を確認する

各管理会社で管理委託契約の業務内容は異なります。そのため、新しい管理会社を探す際は、管理を委託したものの、以前含まれていた業務内容が今回は含まれていないというトラブルを未然に防ぐためにも、委託契約書の契約内容をあらかじめ確認しておくことが重要です。

また、委託契約を解約する際は、管理会社に契約違反といった余程の理由がない限りは、委託契約書に記載されている解約条件に従って解約を進めることになります。国土交通省の定める賃貸住宅標準管理委託契約書に従い、オーナーが申し出てか3カ月経過後に契約が解除されると記載されているケースが多いですが、管理会社によって期間は異なります。

逆算して解約を進めなくてはならないため、解約条件もしっかりと確認しておきましょう。

新しい管理会社を選ぶ

基本的には、現在の管理会社に解約通知を行う前に新しい管理会社を選びます。その理由は、解約を先に行うと期限が決まるので、焦って管理会社を選ぶことになる、引き継ぎ時間を十分確保できずに引き継ぎミスが生じる可能性があるためです。

そのため、解約条件の期間が長く設定されているといった特別な理由がない限り、新しい管理会社を選ぶことを優先した方が良いと言えます。

新しい管理会社を選ぶ際は、現在の管理会社と同じ業務内容かどうか、管理委託費が高く設定されていないかどうかなどをしっかりと確認します。また、同じ失敗を繰り返さないために、現在の管理会社にどのような不満を抱いているのかを相談して、そのような問題が生じないかしっかりと確認しておくことも重要と言えるでしょう。

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現在の管理会社に解約通知を行う

新しい管理会社が決まった後は、現在の管理会社に解約通知を行います。解約通知を行う際は口頭でもできますが、「言った」「言わない」というトラブルに発展する可能性もあるため、書面で行うのが一般的です。

解約通知の書面は様式が決まっていません。しかし、以下の必要事項が含まれていない場合、解約通知が無効になる可能性があるので注意が必要です。

解約通知の書面の作成方法が分からない場合は、新しく契約する管理会社に相談すると良いでしょう。

新旧の管理会社間で引き継ぎを行う

解約通知が完了した後は、委託契約書に記載されている解約期日に向けて新旧の管理会社間で引き継ぎが行われます。現在の管理会社は鍵や書類の保管や管理を行っているため、それらを新しい管理会社に引き渡します。

引き継ぎは新旧の管理会社間で行われるため、オーナーは何も行わなくても問題ありません。新旧の管理会社に任せておけばいいため、同じ失敗を繰り返さないためにも、管理会社選びにしっかりと注力しましょう。

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管理会社で生じる3つのトラブル

管理会社を変更することによって問題が解決するため、より安定した不動産投資を行うことが可能です。しかし、管理会社を変更する際は時間と手間がかかるほか、以下の3つのトラブルが生じる可能性があるため、それを理解した上で事前に対策を練っておく必要があります。

それぞれのトラブルについて詳しく見ていきましょう。

振込口座変更がうまく行われない

入居者は管理会社が指定する口座に家賃を支払います。そのため、管理会社が変わると同時に振込先も変わります。振込先が変わったことが周知されていない場合、以前の振込先に家賃を支払ってしまうことで、トラブルに発展する可能性があるので注意が必要です。

トラブルを未然に防ぐためには、振込先が変わったことを掲示板に掲載する、ポスティングを行うなど、数回にわたって漏れがないように周知させることが重要です。

また、振込先が変更になったことで、手数料が発生する入居者もいます。その入居者が新たに手数料の発生しない口座に変更することを予定している場合は、数回分の手数料をオーナーが負担して、入居者の不満が募らないようにサポートすることが重要と言えるでしょう。

保証会社の契約が切れる

賃貸契約を締結する際は、入居者が家賃を滞納しても回収できるように、保証人を立てるのが一般的です。しかし、全ての入が保証人を立てることができるわけではありません。保証人を立てることができない人でも、保証人の代わりに保証会社を保証人として立てることで契約を行うことが可能です。

保証契約は管理会社と入居者、保証会社の3者で契約しているため、管理会社が変わった場合、保証契約を引き継ぐことができない可能性があります。そうなると、保証人のいない入居者と契約していることになるため、滞納リスクが高くなります。

管理会社を変更した場合に契約を引き継ぐことができないのかどうかを事前に確認するほか、新規に契約する場合の保証金を誰が負担するのか確認することが重要です。管理会社の変更はオーナー都合なので、入居者の不満が募ることを避けるには、オーナーが負担した方が良いと言えるでしょう。

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引き継ぎがうまく行われない

引き継ぎは新旧の管理会社間で行われるため、オーナーは何もしなくても問題ありませんが、鍵や書類などの引き継ぎがしっかり行われていない場合には、後でトラブルに発展します。

従来はオーナーが関与する必要はありませんが、トラブルを未然に防ぐためにも、引き継ぎがしっかり行われているのかをオーナーが確認することが重要です。

管理の専門家の管理会社に任せれば安心と思っている人もいるかもしれませんが、あくまでも投資用不動産のオーナーは自分なので、管理会社に任せすぎずになるべく主体になって管理に取り組みましょう。

まとめ

不動産投資は安定した家賃収入が得られるだけでなく、管理を管理会社に委託すれば、本業と両立しながら取り組むことが可能です。そのため、不動産投資を行っているオーナーは、管理会社に管理を委託しているケースが多いと言えます。

しかし、管理会社に管理を委託していれば安心というわけではありません。管理会社の対応が遅いことが原因で、入居者満足度の低下による退去、修繕費用の増大、資産価値の低下などのトラブルが生じる可能性があるため、状況に応じて管理会社を見直すことが重要です。

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