大家さん必見！賃貸管理会社を変更する手順と注意点を解説

賃貸管理会社の変更を検討すべきタイミング

管理を委託した賃貸管理会社が原因で、賃貸経営がうまくいかないケースもあります。

担当者の対応や管理の質、空室対策など、気になる点が積み重なると収益性や入居者満足度にも影響が出かねません。

ここでは、どんな状態であれば管理会社の変更を具体的に検討すべきなのかを、代表的なポイントごとに解説します。

ひとつでも心当たりがある場合は、早めに現状を見直すことで不動産経営の改善につながります。

• 担当者に不満がある
• 委託業務費が高い
• 管理が行き届いていない
• 入居者募集に力を入れていない
• 賃貸管理会社の経営状況が良くない

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担当者に不満がある

評判の良い賃貸管理会社だとしても、賃貸物件の担当者によって違いがあります。もし、担当者の対応に不満を抱いている場合は、賃貸管理会社の変更を検討するタイミングだと言えます。

賃貸経営は小さな判断ミスが大きな損失につながるため、報告・連絡・相談という基本が徹底されない担当者に任せ続けると、入居者対応の遅れや不要なトラブルが生じる可能性が高いです。

それでも担当者の変更に応じてもらうことができない場合は、賃貸管理会社の変更を検討した方がよいでしょう。

委託業務費が高い

賃貸管理会社に賃貸物件のオーナーが支払う費用は、基本的に「仲介手数料」と「委託業務費」の大きく2つに分けられます。

仲介手数料とは、借主を募集して契約締結や重要事項説明書の交付などに掛かる手数料です。仲介手数料は借主とオーナーのそれぞれに請求できますが、合計金額が家賃1カ月分以内と決まっています。

委託業務費とは、借主に対する家賃の請求や家賃滞納者への督促、清掃や建物の管理などの管理業務に対して支払う費用です。委託業務費は、仲介手数料のように決まっていませんが、家賃収入の5％程度が一般的です。

なお、管理範囲が広い場合や、家賃保証の付いているサブリースの場合は委託業務費が5％以上に設定されているケースもあります。

委託業務費が相場より高く設定されており、提供されるサービスの質が伴っていない場合や空室改善につながっていない場合は、管理会社の見直しを検討した方がよいといえるでしょう。

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管理が行き届いていない

各賃貸管理会社によって管理委託契約の内容は異なります。そのため、事前に契約書の契約内容を確認する必要がありますが、契約書に含まれている内容が行われていない場合にも賃貸管理会社の変更を検討した方が良いタイミングと言えます。

まずは現状の不満点や改善してほしい内容を共有し、改善の機会を設けましょう。業務範囲の認識違いや担当者の個別ミスが原因であれば、話し合いにより改善されるケースも少なくありません。

ただし、それでも改善が見られない場合は、早めに変更した方が良いと言えるでしょう。

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入居者募集に力を入れていない

空室対策に積極的でない賃貸管理会社と契約し続けると、安定した家賃収入を得られなくなる可能性が高いので見直しを検討すべきです。空室期間が長引くほど家賃収入が大きく損なわれ、賃貸経営の安定性が急速に低下します。

特に、ワンルームの投資マンションを1室だけ購入して経営している場合は、空室が発生すると家賃収入が0になるので致命的です。そのため、周辺の現状調査をしっかりと行って、改善点や問題点などを把握してから対策を提案してくれるような賃貸管理会社でない場合には、変更することをおすすめします。

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賃貸管理会社の経営状況が良くない

「家賃の入金が遅れている」「入金遅れが数カ月も続いている」などの場合は、賃貸管理会社の経営状況が良くない可能性があるので注意が必要です。「破綻しない限り問題ないのでは？」と思っている方もいるかもしれませんが、そんなことはありません。

経営状況が良くない場合には、人件費や運営コストの削減が行われるケースもあります。その結果、管理品質に影響が出る可能性があります。また、完全に破綻した場合には、居住者が賃貸管理会社に振り込んだ家賃を回収できなくなることもあるので注意が必要です。

少しでも賃貸管理会社の対応に不審な点を感じた場合は、速やかに賃貸管理会社の変更を検討した方が良いでしょう。

賃貸管理会社を変更する手順

スムーズに賃貸管理会社を変更するためには、どのような手順で変更するのかあらかじめ確認しておくことが重要です。賃貸管理会社を変更する手順は、以下4つのステップです。

1. 変更前に今の『不満』を整理しておく
2. 複数の賃貸管理会社に見積もりをとる
3. 今の賃貸管理会社へ解約の通知をする
4. 賃貸管理会社間での引き継ぎ業務
5. 入居者へ通知

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変更前に今の『不満』を整理しておく

賃貸管理会社を変更する前に、今抱えている不満や課題を明確にしておく必要があります。

たとえば「担当者のホウ・レン・ソウがない」「管理が行き届いていない」など、管理会社に対して抱いている問題点は必ず具体化してリスト化しておきましょう。

事前に不満を整理しておけば、新しい管理会社を選ぶ際の基準が明確になり、「何を改善したいのか」「どの会社が自分に合っているのか」が判断しやすくなります。

現状の不満と管理会社に求める内容を整理することで、より安心して委託できる管理会社を選択できます。

複数の賃貸管理会社に見積もりをとる

まずは、賃貸物件の管理を業務委託する賃貸管理会社を決めます。賃貸管理会社に支払う委託業務費は会社ごとに異なるため、複数の賃貸管理会社に見積もりを取ることをおすすめします。

複数の賃貸管理会社に見積もりを取る際には、以下3つのポイントを押さえておくことが重要です。

• 業務内容
• 費用
• 担当との相性

各ポイントについて詳しく解説します。

業務内容

まず確認すべきは「どこまで管理会社が対応してくれるのか」という業務範囲です。管理内容が不十分だと追加料金が発生したり、結局オーナー自身の負担が増える原因になります。

そのため、各社の業務内容は次の点を中心に比較することが重要です。

これらの項目が「基本業務に含まれているのか」「オプションなのか」で、実際の管理品質やコストが大きく変わります。

見積もりを比較する際は、標準の業務内容とオプションの業務内容の違いをしっかり確認しておきましょう。

費用

賃貸管理会社に支払う委託管理費は上限が決まっていません。そのため、まずは一般的な相場である「家賃収入の5％程度」を基準に、各社の料金が高いか安いかを比較します。

目安よりも安い賃貸管理会社に委託すれば支出を抑えられますが、1人の担当者の物件管理数が多く、管理が行き届いていない可能性があるので注意が必要です。

一方、目安よりも高い場合には支出が増えるのが懸念点ですが、その背景として「営業マンのレベルが高い」「サービス内容が充実している」など費用に見合う価値がある可能性もあります。

見積もりを比較する際は「相場と比べて適正か」「提示された費用に見合うサービス内容か」を軸に判断することが大切です。

担当者の対応力

不動産経営は長期間にわたって行うものなので、賃貸管理会社の営業担当とも長い付き合いになる可能性が高いです。そこでポイントになるのが、担当者の対応力です。

担当者の対応力によって、入居者対応の質や空室改善のスピードが大きく変わります。

とはいえ、担当者の対応力は管理が始まってみないと分からない部分もあります。そこで、見積もり段階のやり取りから「説明の分かりやすさ」「連絡のスピード」「質問への具体的な回答内容」などをチェックし、担当者の姿勢や能力を判断することが重要です。

営業担当によって不動産経営の結果が左右されると言っても過言ではないため、安心して委託できるか、相性が良いかなどもしっかりと確認しましょう。

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今の賃貸管理会社へ解約通知

変更する賃貸管理会社が決まった後は、現在契約中の賃貸管理会社へ解約通知を行います。解約通知を行ったとしても、すぐ新しい賃貸管理会社に管理が移行するわけではありません。

基本的に「解約通知を行ってから3カ月後」に現在の賃貸管理会社との契約が終了し、新しい賃貸管理会社に管理が引き継がれます。もし、現在の賃貸管理会社との間で契約している委託契約書の内容が上記と異なる場合は、その内容に基づいて移行手続きを進めます。

通知方法（書面・メールなど）や解約の条件が細かく記載されている場合もあるため、内容を確認したうえで適切に手続きを進めましょう。

賃貸管理会社間での引き継ぎ業務

現在契約中の賃貸管理会社へ解約通知を行った後は、解約が成立するまでの間に賃貸管理会社間で引き継ぎが行われます。

【主な引き継ぎ内容】

• 鍵・セキュリティ情報
• 契約関係書類（賃貸借契約書・重要事項説明書・法定点検書類など）
• 建物・設備に関する書類（修繕や工事履歴など）
• 家賃・入金情報
• 預り金・敷金・原状回復費用などの金銭情報
• 保証会社・火災保険などの契約情報
• 未解決のクレームや修繕依頼など対応中の案件
• 管理費や諸費用の精算内容

なお、賃貸管理会社間での引き継ぎを双方にゆだねるのではなく、オーナー自身も引き継ぎチェックリストを用意して「何が引き継がれたのか・何が残っているのか」を自分の目で確認することが、後のトラブル予防につながります。

特に、預り金や保証契約などの「お金に関わる情報」は、今後トラブルの火種になりやすいため必ず書面で明文化して引き継ぐことが重要です。

賃貸管理会社間で引き継ぎが行われていないと、後でトラブルに発展するため、引き継ぎがしっかりと行われているかどうか確認しておきましょう。

入居者へ通知

賃貸管理会社が変わると、家賃の振込先も変更になるため、入居者に新しい賃貸管理会社に変更することを通知しなければなりません。

家賃の振込先が変更になったにもかかわらず、元の振込先に家賃を振り込まれてしまうとトラブルに発展する可能性があります。そのため、手紙やポスティングだけでなくなるべく入居者に会って通知することをおすすめします。

また、賃貸管理会社が変更になったことで、入居者が不安を感じることは珍しくありません。不信感から退去につながる可能性もあるため、賃貸管理会社の変更は、サービスの向上や管理品質の改善を目的としており、入居者にとってメリットのある変更であることを明確に伝えることが大切です。

新しい管理体制の強みや連絡方法などを丁寧に共有しておくと、入居者も安心して住み続けることができるでしょう。

賃貸管理会社を変更する際の注意点

現在の賃貸管理会社に問題があって、オーナー・入居者ともに不満が生じている場合、賃貸管理会社の変更は双方にとって大きなプラスです。ただし、賃貸管理会社を変更することがマイナスに働く場合もあるので注意が必要です。

賃貸管理会社を変更する際には以下のような注意点が挙げられます。

• 保証会社との契約が切れることがある
• 入居者の不満と不安に配慮した対応が必要
• 融資機関には変更を事前に伝える

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保証会社との契約が切れることがある

保証会社は各管理会社と業務提携を結んでおり、その管理会社が管理していることを条件に保証サービスを提供しているケースが一般的です。

そのため、既存の保証契約は旧管理会社を前提にしている場合、管理会社の切り替えに伴って保証契約が継続できない可能性があります。保証契約が継続できない（保険切れ）の場合は、新規に保証会社との契約を締結する必要があります。

管理会社を決める前に「管理会社が変わることによる契約継続の有無」を保証会社へ確認しておくと安心です。また、契約切れに該当した場合には、どのように対処すればいいのか新しい賃貸管理会社に確認しておきましょう。

入居者の不満と不安に配慮した対応が必要

賃貸管理会社を変更する際には、入居者がこれまで抱えていた不満が表面化しやすくなります。入居者の中には、前の賃貸管理会社の管理体制に対して不満を抱えているものの、「クレーマーに思われたくない」「問い合わせるのが面倒」などの理由で意思表示をせずに黙っている人もいます。

たとえば、設備の劣化や近隣住居の騒音、異臭に対する不満などが挙げられます。入居者の不満に全て対応する必要はありませんが、何かしらの対処をしないと「伝えたのに何も変わっていない」と、入居者の不満が大きくなって退去につながる可能性があります。

そのため、管理会社を変える理由や、どの部分が良くなるのかを丁寧に説明し「変更はサービス向上のためである」ことをしっかり伝えることが重要です。

融資機関には変更を事前に伝える

基本的に賃貸管理会社を変更することは、融資機関に直接の影響はありません。しかし、賃貸管理会社を変更する行為は物件の収益性の下落、資産価値の低下という影響を及ぼす可能性もあるため、無断で変更すると融資機関の印象が悪くなる可能性もあります。

そのため、賃貸管理会社を変更する際には、賃貸管理会社の変更を検討している旨を事前に通知した方が良いと言えるでしょう。

まとめ

賃貸管理会社は入居者対応や集客、建物管理など、不動産投資の収益性を大きく左右する業務を担う「最重要パートナー」です。

管理会社の質が低ければ「空室が埋まらない」「トラブル対応が遅れる」「入居者満足度が下がる」など、オーナーにとって致命的な損失につながることもあります。

そのような賃貸管理会社だった場合は、即解約して新しい賃貸管理会社に管理を少しでも早く変更することが重要です。賃貸管理会社を変更する際は手順を守って手続きを進める必要があります。

また、賃貸管理会社を変更する際はいくつかの注意点があります。本当に良い賃貸管理会社か十分に比較検討して、自分にあった最高の賃貸管理会社に管理物件を委託しましょう。