土地売却の必要書類を解説!紛失時の対処法も説明

土地売却

土地売却の契約では、さまざまな必要書類を準備することになります。各書類が一体どのような内容で何のために必要なのか、よく分からない人もいるでしょう。

また、必要書類といっても、買主と売主に関係する書類、権利関係の書類、不動産の詳細が分かる書類、契約に関する書類などさまざまで、全ての必要書類を理解することは少しむずかしいですよね。

しかし、売買契約を円滑に進めるためには必要書類は漏れなく準備しなければなりませんし、売買契約時に買主や不動産会社とのトラブルが起こらないよう、必要書類の内容もきちんと理解したうえで契約を結ぶことも大切です。

今回は、土地売却における必要書類を取引の時系列ごとに解説します。書類の内容、手続方法、紛失時の対処法なども説明します。

土地売却に必要な書類

手続き書類
土地売却には、さまざまな書類を用意する必要がありますが、土地の査定から引き渡し、決済まで、ある程度の時間がかかるので、はじめから全ての必要書類を揃えておかなくても問題ありません。

必要となるタイミングに合わせて書類を用意しておくほうが手間を省ける場合もあります。ただし、事前に必要書類を調べて把握しておくことも大事です。

まずは、土地売却において、どのタイミングでどのような書類が必要になるか、大まかな売買取引の流れに沿って説明していきます。

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STEP1:売却準備と査定時の必要書類

土地売却の序盤は、まず「土地の査定」と「仲介をしてもらう不動産会社選び」です。そして、不動産会社との媒介契約を結ぶまでが一区切りとなるでしょう。

この際に必要となる書類は、以下のとおりです。

  • 登記事項証明書/登記簿謄本
  • 登記済権利書/登記識別情報
  • 物件取得時の売買契約書
  • 物件取得時の重要事項説明書
  • 土地測量図/境界確定図
  • 地図(公図)
  • 物件の各種調査資料
  • 固定資産税納税通知書/課税明細書
  • 本人確認書類/身分証明書

登記に関わる書類

不動産を売買するとき、所有者は誰か、権利関係はどうなっているかという情報を明らかにする必要があり、所有者が不明のモノは売買取引をおこなうことができません。

そのため、物件の所有者や権利関係などを証明するために不動産の登記情報が必要となり、「登記事項証明書(登記簿謄本)」や「登記済権利書(登記識別情報)」などの書類で証明することになります。

以上のような、登記に関わる書類は基本的に法務局が取得先となります。

登記事項証明書(登記簿謄本)は法務局が管理しているので、写しを何度でも発行できますが、登記済権利書(登記識別情報)は物件取得時に受け取り、所有者が管理しておくものなので、再発行ができない重要な書類です。

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売買契約書/重要事項説明書

物件取得時に売買契約書や重要事項説明書を受け取りますが、これらの書類は売却時にも必要となる書類です。

売主は売却する物件に関わる、契約上の特約や条件、重要事項などを買主に説明しなくてはなりません。その際に売却する物件の売買契約書と重要事項説明書が必要となります。

土地測量図/境界確定図/地図

土地測量図や地図、境界関連の書類ですが、売却する範囲などを確認するために必要となります。

また、買主や隣地所有者とのトラブルを防ぐため、境界確定図などで境界も明らかにしておかなければなりません。土地の区画が示されている地図が必要となる場合もあります。

固定資産税納税通知書/課税明細書

固定資産税納税通知書や課税明細書は土地などの権利が移転、登記されたときに買主にかかる登録免許税を算出するために必要になる書類です。

毎年5月頃に市町村(23区は東京都)から送付されます。

不動産の売買が成立した場合、買主は新たに物件の所有者となるわけですから、その権利を登記(国が管理する帳簿に登録、記載)する必要があります。

登記の際には登録免許税という税金がかかり、税額は固定資産税評価証明書や課税証明書などを参考にして算出されます。

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STEP2:売却活動と売買契約時の必要書類

不動産会社との媒介契約を結んだあと、実際に売却活動をはじめ、買い手が見つかった際には売買契約を結ぶことになります。

この際に必要となる書類は、以下のとおりです。

  • 登記事項証明書/登記簿謄本
  • 登記済権利書/登記識別情報
  • 売買契約書/重要事項説明書
  • 土地測量図/境界確定図
  • 地図(公図)
  • 固定資産税納税通知書/課税明細書
  • 本人確認書類/身分証明書
  • 銀行口座情報/実印
  • 住民票・戸籍の附票(登記簿内容と異なる場合)
  • 各種物件調査資料

銀行口座情報/実印

売却代金や手付金を振込にて授受するために、銀行口座情報が必要になります。

通帳のコピーでも可能です。

不動産売買の売却代金などを、現金でやり取りすることは一般的にありません。

実印は書類に押印するために必要となります。実印が本物であることを証明する印鑑登録証明書も用意しておきましょう。また、不動産の名義が共有の場合は共有者それぞれの実印が必要となります。

住民票・戸籍の附票

登記されている住所と売主の現住所が異なる場合に必要となります。登記簿上の住所から、現在の住所に至るまで、どのように住所が変わっているのかという住所履歴を調べる目的があります。

住所履歴を住民票で証明できない場合、戸籍の附票が必要となり、戸籍単位で管理された住所履歴を確認することになります。

STEP3:物件の引き渡しと決済時の必要書類

買主との条件交渉などが終わり売買契約を結んだら、取引の最終段階ともいえる物件の引き渡しと決済がおこなわれます。

売買代金の決済と、物件所有者の所有権移転登記を同時に行います。

この際に必要となる書類は、以下のとおりです。

  • 登記済権利書/登記識別情報
  • 土地測量図/境界確定図
  • 付帯設備・物件状況確認資料
  • 固定資産税納税通知書/課税明細書
  • 本人確認書類/身分証明書
  • 銀行口座情報
  • 印鑑証明書/実印
  • 住民票・戸籍の附票(登記簿内容と異なる場合)
  • 間取り図/物件のパンフレット等
  • 各種物件調査資料

付帯設備・物件状況確認資料

告知書ともよばれる付帯設備・物件状況確認資料は、名前のとおり物件の状況を確認するための資料です。

具体的には、物件の瑕疵(かし)や周辺環境、メンテナンス履歴、その他買主に伝えるべき事など、物件の詳細が網羅的に記載されている資料となります。

売主が把握している物件に関わる事柄を資料にまとめ、買主へ情報提供することで将来のトラブル防止にも役立てることができます。

間取り図/物件のパンフレット等

物件購入時に入手した間取り図や物件のパンフレット等などは、物件が引き継がれても有効な物件情報になりますので買主に渡すとよいでしょう。

重要書類を紛失してしまった場合の対処法

手続き書類
ここまでで土地売却の必要書類を大まかに説明してきましたが、リストアップした必要書類の中には査定から引き渡しまで、終始必要となる重要書類もいくつかあります。

その重要書類を万が一、紛失してしまったときには、すぐに対処しなくてはなりません。対処が難しく、再発行なども時間がかかる書類もあります。

重要書類を紛失したときの対処法を、いくつか紹介します。

登記事項証明書や権利書を紛失したとき

登記事項証明書や登記済権利書は不動産の所有者を証明する重要書類です。

これらの書類を万が一紛失してしまったとき、再発行できる書類なのかどうかがポイントになります。

登記事項証明書の紛失時の対処法

前の項目でも説明したとおり、登記事項証明書は再発行ができる書類です。

再発行の方法は、所在地を管轄する法務局へ印鑑を持っていき、申請者の情報を記入することで入手できます。また、最近ではインターネットで登記事項証明書を請求することができます。

参照:法務省

登記済権利書の紛失時の対処法

登記済権利書は不動産を取得したときに一度のみ発行されるものです。そのため、再発行ができない書類となっています。

現在では法改正により、権利書という形ではなく登記識別情報という12桁の英数字で構成されるパスワードが登記名義人に通知されるようになっています。

登記識別情報の通知書には目隠しシールが貼られており、他者に悪用されないよう管理者のみが閲覧し保管することとされています。

この登記識別情報を紛失した場合の対処法は「司法書士が本人確認情報によって所有証明する」、もしくは「事前通知制度を利用する」という2つの選択肢があります。

まず、本人確認情報について説明すると、権利証や登記識別情報に代わるような書類を司法書士が確認し、自らの権限と責任によって正しい所有者であることを証明します。

この手続きでは所有者本人への聴取、各種必要書類を確認の上、証明情報を作成していきます。

司法書士によって本人証明がされることで、登記申請を法務局に認めてもらい、登記が可能となります。費用は司法書士によって異なりますが、数万円かかるでしょう。

次に、事前通知制度ですが、簡単に説明すると「登記所との書面のやり取りによって本人証明をおこなう方法」です。

登記識別情報などを紛失して提出できないなどの場合でも、まず登記申請をしてしまいます。

後日、登記所から本人限定受取郵便にて本人確認のための通知が送付されますので、実印を押して返送します。

気をつけなければならないのは、本人であることの回答を返送する期限が「登記所の書類発送から2週間以内」であることです。

書類が届いたら発送日をすぐに確認し、早めに返送する必要があります。

返送を忘れたなどの事情で期限内に回答ができなかった場合、登記申請が却下されてしまいます。

この制度には、登記申請が却下されるという大きなリスクをともなうこともあり、現状、ほとんどの場合が前述した「司法書士による本人確認情報の証明」で紛失のトラブルに対処しています。

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固定資産税納税通知書や課税明細書を紛失したとき

固定資産税納税通知書や課税明細書は再発行ができない書類です。

そのため、これらの書類を紛失してしまった場合は、課税明細書の代わりとなる「名寄帳(なよせちょう)の写し」を取得する必要があります。

名寄帳とは、土地や家屋の所在地、地番に加え、地目や地積、用途など、税額確定と納付通知(賦課課税)に至る根拠がすべて記載されているものです。これら名寄帳の内容は課税明細書と同じ内容になっています。

名寄帳の写しは、自治体の税務窓口に相談し取得する方法の他に、郵送で取得する方法もあります。郵送で取得する場合は、各自治体の申請方法に従って取得申請をしましょう。

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土地測量図や境界確定図を紛失したとき

土地を売却する際、土地の面積や境界を明確にするための土地測量図や境界確定図は不動産登記に必要となります。

土地測量図や境界確定図は不動産を管轄する法務局が登録、保管しています。

万が一、これらの書類を紛失してしまったときは、法務局に写しを請求することができますので相談してみるとよいでしょう。

売買契約書や重要事項説明書を紛失したとき

不動産を購入したときに受け取る、売買契約書や重要事項説明書ですが、これらの書類は物件の状況を確認するために必要となります。

この2つの書類は不動産会社が用意するものですので、必ずお客様用と不動産会社用で複数部用意されているはずです。

また、不動産会社には、取引の記録となる帳簿を一定期間保管する義務があります。(宅地建物取引業法施行規則 第18条 3項)

参照:総務省「行政手続のオンライン利用の推進」

売買契約書や重要事項説明書を紛失した場合、物件購入のときに仲介してもらった不動産会社が書類を保管している可能性が高いので、問い合わせてみるとよいでしょう。

ただし、帳簿の保管義務はありますが、明確に売買契約書と重要事項説明書の保管と定めているわけではないため、保管していない場合もあるかもしれません。

まとめ

今回紹介した土地売却における必要書類は、原則として用意しなくてはいけないものを中心にリストアップしました。

そのため、人によっては当記事で紹介したもの以外の書類が必要となる場合があります。不動産会社と契約を結ぶ際、手続きに必要な書類について詳しく聞いておくとよいでしょう。

必要書類の中でも、登記済み権利書、固定資産税納税通知書、課税明細書などの再発行ができない書類や、売買契約書などの再取得に手間がかかるような書類の紛失には特に気をつけなければなりません。

土地の売買取引が本格的にはじまる前の段階で、自分でもどのような書類が必要となるのかを前もって調べて把握しておきましょう。

もしも何かの書類が紛失してしまい手元にない場合は、前もって対処しておきましょう。役所や不動産業者とのやり取りによっては、紛失トラブルの対処に時間がかかる場合もあります。

売買取引の最中に慌てることがないように、余裕を持って必要書類を提出できるよう準備しておきましょう。当記事の情報も参考にし、自分で必要書類リストを作成しておくのもよいかもしれませんね。

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