管理会社の担当者を変えたいオーナー必見!対応に不満を感じた時に試してみるべき3つの方法

オーナー

アパートや賃貸マンションの管理委託中に、管理会社の対応やサービスに疑問や不満を感じたことはありませんか。こんなとき担当者を変えるべきなのか、いっそ管理会社自体を変更した方がいいのか判断に迷うオーナーも多いのではないでしょうか。しかし、契約内容によっては安易に担当者や管理会社を変更すると、賃貸管理そのものに問題点が生じたりすることも。

そこで、管理会社の担当者を変えたいオーナーさまへ、管理会社の対応に不満を感じた時に試してみるべき3つの方法について解説いたします。管理会社の対応にお困りのときは、ぜひ当ページの情報を参考にしてください。

管理会社の担当者を変えることはできるのか

管理会社の担当者を変更することは可能です。変更する方法は、「担当者を変更してほしい」と申し出ることです。しかし、担当者変更を申し出たからと言って必ずしも担当者が変更できるわけではありません。なぜならば、管理担当者はエリアごとに決まっており、該当する賃貸物件だけの担当者を変更することは難しいケースもあるからです。

管理不動産会社が抱える不動産物件は数百~数千件にものぼります。そのたくさんの物件を、わずか数十人の社員だけで管理している会社も少なくありません。そのため、担当者を動かしたくても動かせないというケースが多いのです。担当者を変更してほしいと申し出ても取り合ってもらえないこともあるということは、念頭に入れておいてください

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気の利かない担当者に依頼し続けることのデメリット

空室対策
しかしながら、担当者の対応に泣き寝入りしてしまうのは、得策とは言えません。適切に管理がされていないのに、無駄に管理費用を支払い続けるのは、コスパが悪いもの。不動産投資で成功するか否かは管理会社の手腕や能力にかかっていると言っても過言ではないのです。

そのため、管理会社の対応次第では、今後の収益に大きな差が出てくる可能性も否定はできません。もしもこのまま何の手も打たずに気の利かない管理会社の担当者に依頼し続けると、以下のようなデメリットが発生する恐れもあります。

メンテナンスが不十分または後回しにされる

管理物件の見回りやメンテナンスは、管理会社の業務内容のひとつ。しかし、担当者のやる気がないと「見回りに行ってくれない」「修繕対応してくれない」という事態に陥るかもしれません。

前述したように、管理物件数が多い管理会社では、建物の見回りや修繕対応は担当者に一任されているケースが多い傾向にあります。そのため、担当者の気分次第で物件に行く行かないが決められてしまうこともあるのです。また、見回りに行っても「隅々まで清掃が行き届かない」「不法投棄や修繕個所に関する報告や必要な説明をしてこない」ということも実際にはあります。清掃や修繕対応など、適切な管理がされていなければ資産価値も下がってしまう原因にもなりかねません。担当者のやる気を調べるために、オーナー自身も所有物件に足を運び「清掃されているか」「建物や敷地内に異変はないか」をチェックしてみましょう。

無駄にクレームを長引かせる

クレームは初動対応がすべて入居者の不満をうけた後、問題解決には何が必要かを迅速に判断する担当者の決断力が不可欠です。担当者のクレーム対応が悪いと、無駄にクレームを長引かせてしまう原因を作ってしまうことも。入居者からかかってきた電話連絡を放置したり、修繕業者へ発注が遅くなったりすると、それだけ解決までの時間が長引いてしまうことになりかねません。

このような初動対応が遅いことはクレームを長引かせるだけでなく、損失を拡大させてしまう可能性もあります。「無駄に高い業者へ発注をかけてしまう」「小さな破損を放置し、損傷個所を拡大させる」など、物件オーナーの利益を考えない担当者に当たった場合、不動産経営そのものに大きな打撃を与えてしまうでしょう。最近「入居者からのクレームや退去者が増えた」「請求される経費が高くなっている」と感じたときは、担当者の初動対応が問題になっているかもしれません。

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空室対策の改善案がない

管理会社の業務の一環として、空室対策の提案や入居者募集業務があります。しかしながら、積極的に空室対策の改善提案をしてこない、または的外れな提案内容を提示してくる担当者も中にはいるのです。

本来、空室対策とは「空室が出てから行う」ものではなく、常に空室のリスクに備えた賃貸経営をしなければいけません。空室が続き収益が減った時に「リフォームをしましょう」「設備投資をしましょう」と提案されても、収益そのものが下がっているときに支出をするのは大変なことです。このように、空室対策は先のことを見据えて計画しなければいけないもの。満室状態であっても、担当者とオーナーが積極的に連絡をとり「今後のために、今から修繕に向けて計画していきませんか?」と話し合うスタイルが理想です。

にもかかわらず、空室が続いているのに「担当者から何の改善案もない」「適切な返答がない」場合は、空室対策が万全であるとは言えません。現在の状況にあぐらをかくのではなく、今後のリスクに備えて今から何をするべきか、担当者に問い合わせてみましょう

仕事をしない管理会社に委託し続けることのデメリットは、他にもまだまだあります。「仕事をしない管理会社に委託しつづける3つのリスク!管理会社の変更方法と選び方を解説」していますので、下記ページを参考にしてみてください

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担当者を変えたいと申し出る前に試してみるべき3つのこと

電話連絡
ここまで紹介してきたように、担当者の対応ひとつで損失を出してしまう可能性も否定できません。しかしながら、何の前触れもなく「担当者を変えてください」と申し出ては、管理会社との間に溝を作ってしまう恐れがあります。担当者変更を申し出る前に、担当者との関係修復を試みてください。そこで、担当者を変えたいと申し出る前に試してみるべき3つのことを紹介していきます。

こまめに連絡をとる

担当者と良い関係を構築するためには、コミュニケーションの回数を増やしましょう。例えば、以下のような行動がおすすめです。

・賃貸管理のアドバイスを求める
・管理会社へ赴き挨拶をする
・管理会社主催のセミナーには積極的に参加する

管理会社の担当者に限った話ではありませんが、人は頼られると嬉しいものです。管理をしていて「気になったこと」「お願いしたいこと」があるときは、管理会社の対応を待つだけでなく、こちらから電話をかけたり会社に訪問したりするなど、積極的にコミュニケーションをとるようにしましょう。また、収益アップセミナーや説明会、慰安旅行など、オーナー同士のコミュニケーションを取る機会を設けている管理会社もあります。このようなイベントにも積極的に参加し、担当者との距離を縮めてみるのも、担当者との距離を縮めるひとつの手段です。

期限を決めて対応をせまる

対応が遅いと感じたときは、期日を明確に設定したうえで、対応を迫るようにしましょう以下のように申し出てみると、意外と担当者に動いてもらえます

・「いつまでに対応してもらえますか?」
・「〇月〇日までには、対応してもらえないと困ります」
・「明後日に伺いますので、そのときまでに返答ください」

このように、対応してほしい期間をハッキリと申し出ると、緊張感が生まれ担当者を急かすことができます。このとき「やってもらえると有難い」という遠回しな言い方をすると「いつでもいいんだな」という印象を与え、後回しにされてしまう恐れがあるので、対応してほしい期日をしっかりと決めておきましょう

積極的に管理に参加してみる

管理会社に委託していると自己管理から遠ざかってしまっているオーナーも多いと思います。しかし、管理を任せっぱなしにせず、オーナー自身も所有物件の管理に積極的に参加してみるようにしましょう。決して無理をする必要はありませんが、例えば以下のようなことでも構いません。できることから始めてみてください。

・物件を見回りにいく
・敷地内の草むしりをする
・物件周辺の近隣住民とコミュニケーションをとる

オーナー自らが積極的に管理に参加することで、物件の管理状況を確認できるうえ、担当者に「もっと清掃してほしい」「修繕状況が良くない」などと意見を述べることができます。また、管理に参加している姿勢を見せることで、担当者とコミュニケーションをとる機会も生まれるでしょう。

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管理担当者を変えてもらう2つの方法

担当者変更
ここまで、担当者をいい方向に動かすための方法を紹介してきましたが、なかには「何をやっても担当者といい関係を構築できない」というケースもあると思います。担当者との関係を修復できそうにないときは、担当者もしくは管理会社を変えるしかありません。すでに大きく開いてしまった溝を埋めることが難しいときは、これから紹介する3つの方法を試してみてください。

担当者の上司に担当者変更を申し出てみる

まずは、管理会社に「担当者を変えてください」と直接申し出てみることです。担当者自身に担当変更を申し出るのではなく、担当者の上司もしくは本社など、上の立場の人に担当者変更を申し出てみましょう。その際には、担当者を変えたいと思った根拠を提示することがポイント。「担当者の態度が気に入らない」「雰囲気が嫌」など、オーナーの気分で担当者変更を申し出ていると思われてしまうと、訴えを聞き入れてもらいにくくなります。

担当者を変更しないことでどんな被害を被ったのか、また今後どのようなリスクが発生しそうなのかなど「担当者の対応によってうけた損失」を理解してもらうために、収支状況や修繕状況、空室期間などのデータを提示しつつ、担当者変更を申し出てみましょう

管理会社自体を変える

管理会社によっては、スタッフの数が不足していることや社内の規定により、担当者変更が難しいこともあります。そんなときは、管理会社自体を変更することも視野に入れましょう管理会社を変更するときは、解約よりも先に新しい管理先を見つけることをおすすめします。

管理会社との契約によっては、違約金が発生したり、入居者との保証契約が切れてしまったりなど、管理委託契約を終了させることで賃貸管理そのものに大きな影響を与えてしまうこともあります。そのため、先に新しい管理先を見つけ、共に契約書を確認しつつ管理会社の切替え方法を伝授してもらいましょうまずは新しい管理先に「管理契約を変更したい」旨を相談した後、管理契約を終了させる方法についてアドバイスをもらうようにしてください

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管理会社を変更するときの手順と注意点

管理会社を変更するときの手順と注意点について、もう少し掘り下げて紹介します。管理会社を変更するときの手順は、以下の4ステップで進めていきましょう

①複数の賃貸管理会社に見積もりをとる
②今の賃貸管理会社へ解約の通知をする
③賃貸管理会社間での引き継ぎ業務
④入居者へ通知

前述したように、まずは事前に新しい管理先を見つけます同じような状況を作らないためにも、新しい委託先を見つけるときは、複数の管理先を比較していきましょう。新規の委託先を見つけたら、委託契約書を確認したうえで現在の管理会社に解約通知を出します。解約がスムーズに進めば、管理会社同士で業務の引き継ぎを行ってくれますので、オーナー自身があちこち動く必要はありません。入居者に管理会社変更通知を出すのは、管理会社変更後になります。管理会社が定まらないうちに、入居者に通知を出し、混乱させないように注意してください。管理会社変更手順の詳しい内容については、下記ページでより詳しく解説しています。こちらもあわせて参考にしてください。

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まとめ

管理会社の経営方針によっては、担当者変更が難しいケースもあります。とは言っても、サービス内容が悪い担当者に管理を委託し続けるのは、委託費を無駄に支払い続けることになったり損失を大きくしたりするなどデメリットしかありません。現状を打破するためには、できるだけ早いうちに担当者との関係を再構築するか、管理会社との契約締結自体を見直すか、どちらかを検討してみましょう

管理会社との契約を変更するときは一定の手続きを踏まないとトラブルに発展してしまいます。また、一度契約を締結してしまうと、簡単に契約を変更することはできません。まずは新しい委託業務先を見つけるために、複数の管理会社に見積り依頼を出すことから始めてみてください

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