管理会社の担当者を変えたいオーナー必見！対応に不満を感じた時に試してみるべき3つの方法

アパートや賃貸マンションの管理を委託している管理会社の対応やサービスに疑問や不満を抱くオーナーも少なくありません。

このような場合、担当者を変えるべきなのか、管理会社自体を変更した方がよいのか判断に迷うこともあるでしょう。

また、契約内容によっては安易に担当者や管理会社を変更すると、契約違反などのトラブルに発展してしまう恐れもあります。

この記事では、管理会社の担当者を変える前に試してみるとよいことを3つ解説していきます。

また、担当者を変えてもらう方法や手順や注意点などもわかりやすく説明するので、ぜひ参考にしてみてください。

管理会社の担当者を変えることはできるのか

管理会社の担当者を変更することは可能です。担当者の変更を希望するのであれば「担当者を変更してほしい」と申し出ましょう。

しかし、申し出たからといって必ずしも担当者を変更できるわけではありません。なぜならば、担当者はエリアごとに決まっており、該当する賃貸物件だけの担当者を変更することが難しいケースもあるからです。

管理会社が抱える不動産物件は数百～数千件にものぼります。その多くの物件を、数十人の社員で管理している会社も少なくありません。

そのため、担当者を動かしたくても動かせないことも多いでしょう。担当者を変更してほしいと申し出ても取り合ってもらえない可能性もあります。

気の利かない担当者に依頼し続けることのデメリット

「担当者は変えられない」と管理会社の対応に泣き寝入りしてしまうのは、得策とはいえません。適切な管理がおこなわれていないのに、その対価に管理費用を支払うのはコスパが悪いです。

不動産投資で成功するかは管理会社のスキルや能力に左右されるといっても過言ではないでしょう。そのため、管理会社の対応次第では、今後の収益に大きな差が出てくる可能性も否定はできません。

もしこのまま何も手を打たずに気の利かない担当者に依頼し続けてしまうと、さまざまなデメリットが発生する恐れもあります。

メンテナンスが不十分または後回しにされる

管理物件の見回りやメンテナンスは、管理会社の業務内容のひとつです。しかし、担当者のやる気がないと「見回りしてくれない」「修繕対応してくれない」などの事態に陥るかもしれません。

前述したように、管理物件数が多い管理会社では、建物の見回りや修繕対応は担当者に一任されているケースが多いです。

そのため、担当者の気分次第で物件に行くか行かないか決められてしまうこともあります。

また、見回りに行っても「清掃が行き届いていない」「不法投棄や修繕個所に関する報告や必要な説明がない」ということもあるでしょう。

清掃や修繕対応など、適切な管理がされていなければ資産価値も下がってしまう原因にもなりかねません。

担当者のやる気を調べるために、オーナー自身も所有物件に足を運び「清掃されているか」「建物や敷地内に異変はないか」を確認することが大切です。

無駄にクレームを長引かせる

クレームは初動対応が大切だといわれています。入居者の不満をうけた後、問題解決には何が必要かを迅速に判断する担当者の決断力が不可欠です。

担当者のクレーム対応が悪いと、クレームを長引かせてしまう原因を作ってしまうこと考えられます。入居者からの電話連絡を放置したり修繕業者への発注が遅くなると、解決までに時間がかかってしまいます。

このような初動対応が遅いとクレームを長引かせるだけでなく、損失を拡大させてしまう恐れもあります。

「費用が高い業者へ発注をかけてしまう」「小さな破損を放置し、損傷箇所を拡大させてしまう」など物件オーナーの利益を考えない担当者だと、不動産経営に大きな打撃を与えてしまうでしょう。

「入居者からのクレームや退去者が増えた」「請求される経費が高くなっている」と感じたときは、担当者の初動対応に問題があるかもしれません。

空室対策の改善案がない

管理会社の業務の一環として、空室対策の提案や入居者募集業務があります。しかし「積極的に空室対策の改善提案をしてこない」「的外れな提案内容を提示してくる」などの担当者もいます。

本来、空室対策とは「空室が出てからおこなう」ものではなく、常に空室のリスクに備えた賃貸経営をしなければいけません。

空室が続き収益が減った時に「リフォームをしましょう」「設備投資をしましょう」と提案されても、収益そのものが下がっているときに支出をするのは大変なことです。

このように、空室対策は先のことを見据えて計画しなければいけないものです。満室状態であっても、担当者とオーナーが積極的に連絡をとり「今後のために、今から修繕に向けて計画していきませんか？」と話し合うことが理想です。

一方で、空室が続いているのに「担当者から何の改善案もない」「適切な返答がない」場合は、空室対策が万全であるとはいえません。

今後のリスクに備えて今から何をするべきか、担当者に問い合わせてみましょう。

担当者を変えたいと申し出る前に試してみるべき3つのこと

前の項目でも説明したように、担当者の対応ひとつで損失を出してしまう可能性も否定できません。

しかし、何の前触れもなく「担当者を変えてください」と申し出ると、管理会社との関係を悪化させてしまう恐れがあります。

担当者の変更を申し出る前に、担当者との関係修復を試みてください。次の項目から、担当者を変えたいと申し出る前に試してみるべき3つのことを解説していきます。

こまめに連絡をとる

担当者と良い関係を構築するためには、コミュニケーションの回数を増やすことが大切です。具体的には以下の行動を取るとよいかもしれません。

管理していて「気になったこと」「お願いしたいこと」があるときは、管理会社の対応を待つだけでなく、こちらから電話をかけたり会社に訪問するなど積極的なコミュニケーションを心がけましょう。

また、収益アップセミナーや説明会、慰安旅行などオーナー同士のコミュニケーションを取る機会を設けている管理会社もあります。

このようなイベントにも積極的に参加し、担当者との距離を縮めてみることも担当者との距離を縮める手段のひとつです。

期限を決めて対応をせまる

対応が遅いと感じたときは期日を明確に設定したうえで、対応を迫るようにしましょう。以下のように申し出てみることで、速やかに対応してもらえることもあります。

このように、対応してほしい期間をハッキリと申し出ると、緊張感が生まれ担当者を急かすことができます。

このとき「やってもらえると有難い」という遠回しな言い方をすると「いつでもいいんだな」という印象を与え、後回しにされてしまう恐れがあるので、対応してほしい期日をしっかりと決めておきましょう。

積極的に管理に参加してみる

管理会社に委託していると自己管理から遠ざかってしまっているオーナーも多いと思います。管理を任せっぱなしにせず、オーナー自身も所有物件の管理に積極的に参加してみましょう。

たとえば、以下のようなできることから始めるとよいかもしれません。

オーナー自らが積極的に管理に参加することで、物件の管理状況を確認できます。また、担当者に「もっと清掃してほしい」「修繕状況が良くない」など意見を述べることも可能です。

管理に参加している姿勢を見せることで、担当者とコミュニケーションをとる機会も生まれるでしょう。

管理担当者を変えてもらう2つの方法

担当者をよい方向に動かすための方法を解説しましたが、「何をやっても担当者と良好な関係を構築できない」というケースもあるでしょう。

担当者との関係を修復できそうにないときは、担当者もしくは管理会社を変えることを検討してみてください。すでに大きく開いてしまった溝を埋めることが難しいときは、これから説明する方法を試してみてください。

担当者の上司に担当者変更を申し出てみる

まずは、管理会社に「担当者を変えてください」と直接申し出てみることです。

担当者自身に担当変更を申し出るのではなく、担当者の上司もしくは本社など、上の立場の人に担当者変更を申し出てみましょう。

その際には、担当者を変えたいと思った根拠を提示することが大切です。「担当者の態度が気に入らない」「雰囲気が嫌」などオーナーの気分で担当者変更を申し出ていると思われてしまうと、訴えを聞き入れてもらいにくくなります。

担当者を変更しないことでどんな被害を被ったのか、また今後どのようなリスクが発生しそうなのかなど「担当者の対応によってうけた損失」を理解してもらうために、収支状況や修繕状況、空室期間などのデータを提示しつつ、担当者変更を申し出てみましょう。

管理会社自体を変える

管理会社によっては、スタッフの数が不足していることや社内の規定により担当者の変更が難しいこともあります。このような場合であれば、管理会社自体を変更することも視野に入れましょう。

管理会社を変更するときは、解約よりも先に新しい管理先を見つけるとよいです。

管理会社との契約によっては、違約金が発生したり入居者との保証契約が切れてしまうなど、管理委託契約を終了させることで賃貸管理に悪影響を与えてしまうこともあります。

そのため、先に新しい管理先を見つけ、共に契約書を確認しつつ管理会社の切替え方法を教えてもらいましょう。

まずは新しい管理先に「管理契約を変更したい」ことを相談した後、管理契約を終了させる方法についてアドバイスをもらうことが大切です。

管理会社を変更するときの手順と注意点

管理会社を変更するときの手順と注意点について、もう少し掘り下げて紹介します。管理会社を変更するときの手順は、以下の4ステップで進めていきましょう。

前述したように、まずは事前に新しい管理先を見つけます。同じような状況を作らないためにも、新しい委託先を見つけるときは複数の管理先を比較しましょう。

新しい委託先を見つけたら、委託契約書を確認したうえで現在の管理会社に解約通知を出します。解約がスムーズに進めば、管理会社同士で業務の引き継ぎをおこなってくれますので、オーナー自身があちこち動く必要はありません。

入居者に管理会社変更通知を出すのは、管理会社変更後になります。管理会社が定まらないうちに通知を出してしまうと入居者を混乱させてしまう可能性があります。

管理会社の変更手順を以下の記事で詳しく解説しているので、参考にしてみてください。

まとめ

管理会社の経営方針によっては、担当者の変更が難しいケースもあります。

とは言っても、サービス内容が悪い担当者に管理を委託し続けるのは、委託費を無駄に支払い続けることになったり損失が大きくなるなどデメリットしかありません。

現状を打破するためには、できるだけ早いうちに担当者との関係を再構築するか、管理会社との契約締結自体を見直すか、どちらかを検討してみましょう。

管理会社との契約を変更するときは一定の手続きを踏まないとトラブルに発展してしまいます。

また、一度契約を締結してしまうと、簡単に契約を変更することはできません。まずは新しい委託業務先を見つけるために、複数の管理会社に見積り依頼を出すとよいでしょう。