不動産売却の必要書類とは？査定から売却後まで必要書類を徹底解説

不動産売却ではさまざまな書類が必要なため「家や土地などを売ろう」と思い立ったら、早めに必要書類を用意しましょう。

しかし、不動産売却はケースごとに手続きが違う以上、必要書類も異なります。

そのため、不動産売却時の必要書類が気になる人は、まず不動産業者に直接確認してみるのが1番の近道です。

とはいえ「どの不動産業者に相談すればよいかわからない」「何社も相談するのは疲れてしまう」といった人も多いでしょう。

そうした場合は「一括査定サイト」を使えば、あなたの不動産を1番高く売却できる不動産業者がわかるので、そちらの無料相談を受けてみることをおすすめします。

「査定時」に必要な書類とは？

不動産売却において、最初にしなければならないことは、不動産会社に物件の価格を評価してもらう「査定依頼」です。

なぜなら、価格査定は不動産の売却価格を決める際の参考になるからです。

価格の算出方法には大きく分けて「机上査定」と「訪問査定」の2つがあります。

机上査定	物件に訪問せず、ヒアリングのみで査定額を算出する
訪問査定	物件に訪問して、状態を見ながら査定額を算出する

まずは2種類の査定において、どのような書類が必要なのかを解説していきます。

机上査定の場合

「机上査定」とは、依頼者から提供された物件情報をもとに、不動産会社が大まかに価格を査定することです。

机上査定では、主に以下のような情報が査定の参考にされます。

• 物件の種別
• 所在地
• 土地の面積
• 建物面積
• 間取り
• 道路の幅員
• 地区年数
• 売却予定日
• 物件の現況など

依頼から短時間で査定額がわかる点がメリットなので「まずは相場を知りたい」という時に使われる査定方法です。

ちなみに「机上査定」には、必要書類はありません。

以下のリンクからも、机上査定を無料で利用できるので、気になる人は不動産の査定額を確認してみるとよいでしょう。

>>【無料で査定額がわかる】
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訪問査定の場合

「訪問査定」とは、不動産会社の担当者が実際に物件を訪問して、物件の現状を見ながら売却価格を査定する方法です。

簡易的な机上査定とは違い、以下のような判断材料をもとに、より詳細に査定をおこないます。

• 地形
• 接道状況
• 日照の状況
• 周辺の環境
• 建物の傷み具合
• 土地や建物の登記簿など

机上査定とは異なり、訪問査定をおこなう際は以下の書類が必要です。

• 登記簿謄本（登記事項説明書）
• 公図
• 建物の詳細書類

どのような必要書類を用意するのか、1つずつ確認していきましょう。

登記簿謄本（登記事項説明書）

「登記簿」とは、不動産の権利関係や物理的な状態などを記したデータのことで、法務局で取得できます。

また、近年ではwebから取得できるため、仕事を休んで法務局まで行かなくても手軽に入手できます。

法務省の公式ページから、登記簿謄本の発行を申請できるので、参考にしてみてください。

参照:「登記・供託オンライン申請システム」（法務省）

公図

「公図」とは、土地の境界や建物の位置を確定するための地図で、これも法務局で取得できます。

場合によっては、住宅地図で代用できる場合もあるので、査定を申込む不動産会社に相談してみるとよいでしょう。

建物の詳細書類

訪問査定においては、設計図・間取り図など、建物の詳細がわかる図面も必要です。

一般的に、物件購入時に建築会社や不動産会社が作成しているので、保管してあるものを査定時に提出すれば問題ありません。

売買契約を締結する際の必要書類

不動産売却では、物件を購入してくれる買主が現れた後、売買契約を結びます。

不動産の売買契約を締結する際、どのような物件であっても、3種類の必要書類は用意しなければなりません。

1. 売主本人の確認書類
2. 登記済権利証または登記識別情報
3. 固定資産税の納税通知書および固定資産税評価証明書

また、一戸建て・マンション・土地など、売却する物件の性質によっては、追加で必要書類を用意しなければならないケースもあります。

1.売主本人の確認書類

売買契約締結時には、売主の本人確認書類が必要です。

基本的には、以下の本人確認書類を用意しておけば問題ないでしょう。

• 住民票
• 印鑑証明書
• 戸籍謄本

住民票や印鑑証明書は市区町村の役所で入手できます。

登記上の住所と現住所が異なっている場合、住民票は必ず用意しなければなりません。

また、本人確認書類を用意する際は以下の点に注意しましょう。

• 印鑑証明書は発行から3カ月以内のものが必要
• 物件が共有名義の場合、共有者全員の確認書類が必要

共有者が遠方に住んでいる場合、本人確認書類の準備に時間が必要となるため、できるだけ早めに準備しておくことをおすすめします。

住民票が必要になるケース

住民票については、必ず必要というわけではなく、登記簿上の住所と現住所が異なっている場合に必要となります。

不動産を売却する際には、不動産の登記簿上の所有者も変更することになります。この登記手続きの事を「所有権移転登記」といいます。

そして、所有権移転登記をするためには、現在の住所と登記簿上の住所が同じでなければなりません。

もし不動産を売却する前に引越しをした場合「住所変更登記」によって登記簿上の住所を変更しなければなりません。

住所変更登記の際に必要となる書類が「住民票」なのです。

住民票だけでは足りないケース

不動産の購入後に住所変更登記をしないまま、引越しを2回以上している場合、住民票だけでは住所変更登記ができません。

住所変更登記をするためには、現在の住所に至るまでの変更履歴が繋がるように書類を準備する必要があります。

2回以上住所変更をしている場合は、住民票だけでなく「住民票（除票）」を取得するか、本籍地で「戸籍の附票」を取得することで住所変更登記が可能です。

印鑑証明書が2通必要になるケース

印鑑証明書は、所有権移転登記をする際の添付書類として必要になります。

原則として、印鑑証明書は1通で足りますが、住宅ローンなどが残っている場合、印鑑証明書が2通必要になるケースがあるため注意しましょう。

なぜなら、所有権移転登記で提出する1通と、金融機関への委任状の添付書類として提出する1通の、合計2通が必要になるためです。

印鑑証明書は必ずしも1通で足りるとは限らないため、事前に不動産会社の担当者に、必要な部数を確認しておきましょう。

2.登記済権利証または登記識別情報

「登記済権利証」は法務局から不動産を取得した登記名義人に交付される書類で、その物件が名義人のものであることを証明します。

また、2005年以降に登記された物件は、登記済権利証の代わりに「登記識別情報」が発行されている場合もあるため、その際は登記識別情報を用意しましょう。

売主の登記済権利証または登記識別情報が買主に渡り、移転登記が手続きされることで、売却する不動産の所有権が買主に移動します。

3.固定資産税の納税通知書および固定資産税評価証明書

固定資産税の納税額や移転登記などに必要な登録免許税の算出、移転登記に必要となる登録免許税を算出する際に必要になります。

固定資産税は、毎年1月1日に所有者に対し年間の税金が課税されますので、不動産を売却する時は買主と決済日を基準に清算します。

また、固定資産税の納税通知書はその費用を算出する根拠にもなります。

紛失した場合は、市区町村の役所で「名寄帳」の写しを発行してもらうか「関係証明」という書類を取得することで確認可能です。

固定資産税については、先程も話した通り、1月1日時点の所有者に対して請求が行きますので、売買したからといって市町村側で日割り計算をしてくれるわけではありません。

そこで、不動産売買の決済引渡しの際に、決済日以降の固定資産税を日割り計算して、その分を買主から売主に対して残代金と一緒に支払ってもらうという形で、精算するのが一般的です。

固定資産税を分割払いで支払っている人の場合、決済が終わってもしばらく支払いが続くため注意しましょう。

一戸建てを売却する場合に必要な書類

一戸建てを売却する場合、必要となる追加書類は3種類です。

• 建築確認済証および検査済証
• 土地測量図・境界確認証
• 建築図面・平面図

これらは建物が建築基準をクリアしていることを証明する書類と、建物・土地の広さや形状を把握するための書類になります。

それぞれどのような必要書類なのか、1つずつ見ていきましょう。

建築確認済証および検査済証

建物をたてる際に、それが建築基準に適合しているかを審査し、適合の場合に市区町村から交付されるのが「建築確認済証」です。

この書類によって、物件が建築基準法に則っていることが証明されます。「検査済証」は、建築確認が必要な建物の工事が完了した段階で、指定確認検査機関に届け出をして完了検査を受けたときに発行されます。

これらの書類は一戸建ての売買などに欠かせない書類で、施主が申請し施主が受け取るものなので、建売住宅の場合は、建築業者が保有しています。

もし紛失した場合は、市区町村の役所で、建築場所の地名や地番・建築主の氏名・建築年などの情報をもとに再発行をすることが可能です。

例えば、東京都23区の場合であれば、区役所の都市計画課などにいくと「記載事項証明書」という書類として取得することができます。

ただし、役所によっては書類の電子化が進んでいないため、場合によっては必要事項を申請者が、手書きで書かなければならないこともあります。

なお、発行には所定の手数料がかかりますので、窓口で確認してください。

土地測量図・境界確認証

一戸建てや土地などを売却する際に、土地の面積や境界線を明確に知るための書類です。

境界線が未確認である場合は、あらかじめ隣接している土地の所有者と話し合い、両者の合意のもとで測量図を作成しておく必要があります。

土地の面積や境界線が明らかになっていなければ、土地や建物を購入した時に近隣とのトラブルが発生する可能性がありますので、早めに確認しておきましょう。

建築図面・平面図

建物の形状を確認するために、当時の建築図面や、現在の間取りや設備が分かる平面図が必要になります。

なぜなら、購入した買主が「物件がどの程度の広さで、どのような形状をしているのか？」を把握するために必要だからです。

これは一戸建てに限らず、マンション・土地の売却時も同様の図面や測量図が必要とされています。

マンションを売却する際に必要になる書類

マンションを売却する場合、追加する必要書類は以下の2種類です。

• マンション管理規約または使用細則
• 建築図面・平面図・設備仕様書

購入した買主がマンションの使い方を把握するための管理規約と、専有部分の状態がわかる図面が必要になります。

具体的にどのような書類なのか、それぞれ解説していきます。

マンション管理規約または使用細則

マンションに関する詳細な情報を知るために必要な書類です。

マンションの質を決めるのはその管理の在り方ですが、ここにはマンション管理の基礎となる維持費（管理費、修繕積立金、管理組合費、町内会費etc）などの重要な情報が記載されています。

なお、維持費などの費用は固定資産税と同様に、決済日を基準に日割り計算をして売主と買主両方で清算する方法が一般的です。

建築図面・平面図・設備仕様書

一戸建てと同じように、マンションの場合も建物形状を確認しなければならないので、これらの書類が必要になります。

設備仕様書は、マンションを売却する際にアドバンテージとなる設備が入っていたり、リフォームを施していたりする場合に提示すると取引が有利に進む可能性がアップします。

土地の売却時に必要な書類

土地を売却する場合、必要となる追加書類は1種類です。

• 土地測量図・土地境界確認書

これらは土地の面積・境界を記した書類で、売却トラブル防止のために用いられます。

具体的にどういった書類なのか、それぞれ見ていきましょう。

土地測量図・土地境界確認書

土地測量図とは、土地の面積を記した書類です。

「どのスペースが売却の対象になるのか」「対象となる面積はどのくらいの大きさなのか」を明確にしなければならないため、測量図は土地の売買には欠かせません。

管轄の登記所の窓口やweb上から手に入れることができます。土地境界確認書は、境界に隣り合う当事者同士が立ち合いをし、異議なく境界を確認した事実を書面にまとめたものです。

土地境界確認書は土地家屋調査士などに依頼して作成しますが、かかる費用は依頼者が全額負担することとなります。

必要書類の紛失時における対処法

不動産投資家やオーナーなどでなければ不動産売買を経験するのは人生で一度二度あるかないかの人が多いでしょう。

そのため、登記事項証明書や登記済権利証などの必要書類を滅多に使う機会がないため、どこに保管したか忘れてしまうことも考えられます。

万が一、必要書類を紛失してしまった場合は再発行などの対処が必要です。

つづいて、必要書類を紛失してしまった際の対処法を解説していきます。

登記事項証明書を紛失した場合

登記事項証明書は所定の手続きをおこなえば何度でも発行可能です。そのため、紛失してしまった場合でも、解説した入手方法と同じ申請手続きをすることで再発行できます。

ただし、発行するたびに手数料がかかるため費用の準備を忘れないようにしましょう。

また、再発行の申請をおこなう際も物件の地番や家屋番号などを受付の人に提出するとよいでしょう。

登記済権利証を紛失した場合

登記済権利証または登記識別情報は1度紛失すると、2度と再発行できません。

そうした場合、

もし紛失した場合は、司法書士に依頼して「本人確認情報」という書類を作成してもらい、登記済権利証または登記識別情報の代わりにできます。

本人確認情報とは、権利証をなくした本人が間違いなくその物件の所有者であることを司法書士が証明してくれる書類のことです。

ちなみに本人確認情報を作成する場合、別途5〜10万円程度の費用がかかるため注意しましょう。

本人確認情報を作成する

本人確認情報を作成してもらうには司法書士や弁護士に依頼する必要があります。作成してもらう際に運転免許証やマイナンバーカードなどの身分証明書を提示しなければいけません。

本人確認情報の作成を依頼した場合は、司法書士や弁護士に報酬として数万円を支払わなければなりません。

費用はかかりますが、権利証を紛失した場合は一般的に本人確認情報を作成するケースが多いといわれています。

一方で、事前通知制度を利用するケースは比較的少ないです。その理由も踏まえ、制度の利用方法を解説します。

事前通知制度を利用する

権利証を紛失してしまい提出できない場合は、その旨を記載してそのまま登記申請をおこないます。

その後、法務局から本人限定受取郵便で通知が届きます。この通知書に実印を押して返送することで本人確認が完了したとみなされ登記手続きを終えることができます。

ただし、法務局から通知が発送されて2週間以内に返送しなかった場合には登記申請が却下されてしまうリスクがあります。

期限までに返送が間に合わなかった場合は買主の名義に変更できなくなってしまうため、不動産売却で事前通知制度を利用するケースはほとんどないといわれています。

固定資産税納税通知書・固定資産税評価証明書を紛失した場合

固定資産税納税通知書を紛失してしまうと再発行できません。

しかし、固定資産税評価証明書であれば何度でも発行できる書類のため、すでに説明した申請手続きをもう一度おこないましょう。再発行も同じ手数料がかかります。

地積測量図を紛失した場合

地積測量図も何度でも発行できます。もし紛失してしまった場合は入手方法と同じ手続きをおこなって再発行しましょう。

また、再発行も同額の手数料が必要です。

建築確認済証・検査済証を紛失した場合

建築確認済証と検査済証は再発行できませんが「台帳記載事項証明書」で代用できます。

台帳記載事項証明書には不動産売却に必要な「建築確認番号（検査済証番号）」と「取得年月日」が記載されています。

発行手続きをおこなう際は、所定の申請書（台帳記載事項証明願）に建築当時の地名・地番など詳細な物件情報を記載して市区町村の役所に提出しましょう。

なお、1通につき400円の発行手数料がかかります。

台帳記載事項証明書はオンライン請求や郵送請求を取り扱っていないため、窓口へ必ず出向かなければいけません。

受付時間は土日を含む9時〜11時45分および13時〜16時45分までの間です。

ただし、メールによる仮申請もできるので、建築当時の地名地番などの情報をメールに記載して仮申請をおこなうとよいでしょう。

参照：東京都都市整備局「建築物を安全に建てるために　台帳記載事項証明書の発行」

建築設計図書・工事記録書を紛失した場合

建築設計図書と工事記録書はどちらも再発行できません。

紛失している場合、建築会社や不動産会社がコピーを保管している可能性があるので問い合わせてみてください。

どちらも保管していなかった場合は、建築士やリフォーム会社に依頼して建物の図面を作成してもらう必要があります。

図面作成費用は会社や内容によって異なりますが、約1～2万円が相場といわれています。

また、作成に1～2週間かかる場合が多いといわれているため、売買契約の時期が近づいている場合は早めに依頼しましょう。

耐震診断報告書を紛失した場合

耐震診断報告書が手元にない場合は耐震診断をおこなっている業者やホームインスペクター（住宅診断士）などに依頼して新たに報告書を作成してもらいましょう。

耐震診断の費用は建物の構造や床面積によって金額が異なり、数万～数十万円かかるケースがあります。

費用の相場感を養うためにも複数の業者に見積もりしてもらうとよいかもしれません。

その中から費用や診断内容などのサービスを考慮しながら、信頼できそうな業者に依頼することが大切です。

不動産売却後の確定申告における必要書類

「確定申告」とは、税金を納付したり、払いすぎた税金の還付を受けるために、前年の収入や控除額を申告することです。

不動産を売却した場合も、必ず確定申告をしなければなりません。

売却益が出ればその分の税金を納めなくてはなりませんが、特例制度などを用いれば、払い過ぎた税金が還付される場合もあるからです。

ちなみに確定申告は以下の手順でおこなわれます。

1. 必要書類の準備
2. 申告書の作成
3. 内容のチェック
4. 確定申告書を税務署へ提出

しかし、申請書類の記入・必要書類の用意には、手間や時間がかかるので、なるべく早めに準備を済ませておきたいところです。

確定申告書の用紙

不動産売却後の確定申告における必要書類は、以下のとおりです。

• 確定申告書
• 譲渡所得の内訳書（確定申告書付表兼計算明細書）<土地・建物用>
• 「売買契約書及び領収証」のコピー
• 「不動産仲介手数料の領収証」のコピー
• 「測量費・登記費用その他売却の時の費用の領収証」のコピー
• 土地・建物の全部事項証明書

確定申告書は、税務署の窓口または国税庁のホームページから入手できます。

また、その他の書類も登記所で取得可能です。

参照:「確定申告書、青色申告決算書、収支内訳書等」（国税庁）

税法上の特例を適用する場合の必要書類

マイホームを売却後、ある一定の要件を満たせば税法上の「特例」の適用を受けることができます。

これは、売却によって利益が出ている場合と損害を被った場合とで適用できる特例の種類が違うので、損益の状況をしっかり把握しておきましょう。

では、利益が出た場合と損害を被った場合でどのような書類が必要になるのかを見ていきます。

1.3,000万円特別控除の必要書類

マイホームを売却する際、一定の要件を満たしていれば物件の所有期間にかかわらず最高3000万円の特別控除を受けることができます。

この場合、先ほどご紹介した確定申告時の必要書類に加え、「住民票の付表（売却した日から2カ月を経過したもの）」が必要になります。

2.特定住居用財産の買い替え特例の必要書類

不動産を売却し、代わりに住居用の不動産を購入すると、一定の条件を見たせば「買い換えの特例」を適用することができます。

この適用を受ける場合に必要な書類は、税務署から入手する申請書類のほかに以下のようなものがあります。

• 買換（代替）資産の明細書
• 先行取得資産に係る買換えの特例の適用に関する届出書
• 代替資産の取得期限延長承認申請書

以上3つは買換え資産を取得した年度によって変わるので、ケースによって該当する書類を選び提出してください他にもこれらのような、売却した不動産に関連する書類が必要となります。

• 不動産売却時の売買契約書のコピーのコピー
• 仲介手数料、印紙税などの領収書のコピー
• 旧不動産の登記事項証明書
• 新不動産の売買契約書

3.特定居住用財産の譲渡損失の損益通算及び繰越控除の必要書類

居住用の不動産を売却した際に損失が出た場合、一定の要件を満たすと、「特定居住用財産の譲渡損失の損益通算及び繰越控除の特例」を利用することができます。必要な書類は以下の通りです。

• 確定申告書
• 居住用財産の譲渡損失の金額の明細書（確定申告書付表）
• 居住用財産の譲渡損失の損益通算及び繰越控除の対象となる金額の計算書

このように、確定申告の際にもたくさんの書類が必要となります。準備に手間取っていると、申告期限が過ぎてしまう可能性もありますので、できる限り事前に準備をしておくことを心がけましょう。

まとめ

不動産売却においては、手続きに用いる膨大な必要書類を用意しなければならず、その種類もケースによって異なります。

正直いうと、個人で必要書類をすべて把握・取得することは非常に困難なので、不動産業者に相談・協力してもらうことをおすすめします。

不動産業者に相談すれば「どのような書類が必要か？」を教えてくれるだけでなく、あなたの代わりに書類を用意してくれる担当者もいます。

不動産業者の中には、無料相談を実施している業者も多いですが、話をしてみた結果、売却条件などに納得できなければ売却しなくてもOKです。

まずは一括査定で相談する不動産業者を絞ってから、必要書類も含めて、どのように不動産を売却するべきか、アドバイスをもらうとよいでしょう。